從1994年起，筆者有幸先后在湖南、廣東兩地參加過三次ISO內(nèi)審員資格學(xué)習(xí) 課程，也曾經(jīng)多次在所在單位參加此類工作，由于筆者愚笨，對于里面具體的條條框框，總是弄得不是很明白，但是，有一句話，筆者記得很清楚：“沒有記錄等于沒有發(fā)生”。這句話基本上絕大部分的有企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的人都知道，但是，真正在意這句話對于企業(yè)管理的影響的人卻并不多。
筆者經(jīng)常與一些成長型的企業(yè)打交道，深深感覺到在很多企業(yè)中存在執(zhí)行力不強(qiáng)的原因就是信息溝通不順暢，而導(dǎo)致信息溝通不順暢的原因居然是由于沒有養(yǎng)成書面語言溝通的習(xí)慣，所以我每次給別人出整改意見一定加上一句：“請養(yǎng)成書面溝通的習(xí)慣”
相對口頭的溝通，書面溝通有如下好處：
1、有利于信息的充分、準(zhǔn)確傳播：
可能很多人都有親身體會，在領(lǐng)導(dǎo)的洋洋灑灑的成千上萬個(gè)詞匯中領(lǐng)悟其準(zhǔn)確的命令有多難;同事用很隨意的一句話表達(dá)的很正式的內(nèi)容會有多大程度引起你的關(guān)注。所以，一份比較正式的書面信息，對于你的上下級，你的同級同事來說，都是十分的關(guān)鍵的。
2、有利于提升執(zhí)行力
很多企業(yè)現(xiàn)在都流行談執(zhí)行力的問題，筆者一向不反對，但是我發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，很多喜歡談執(zhí)行力的公司居然都存在信息溝通不順暢，大家都不是很清楚要執(zhí)行什么，談何執(zhí)行?所以筆者在贊同企業(yè)大肆學(xué)習(xí)余世維的光盤的同時(shí)，總是建議企業(yè)從一些細(xì)小的地方開始累積企業(yè)的執(zhí)行能力。
信息傳播準(zhǔn)確到位，使執(zhí)行者充分了解與其工作相關(guān)的所有內(nèi)容，肯定對于執(zhí)行者執(zhí)行的容易度提高，并且白紙黑字的可以防止“口說無憑”的事后抵賴，可以給信息接受者一種壓力。
當(dāng)然，很多朋友可能會說：我們公司就一直是這樣，老板喜歡電話、口頭交代任務(wù)，公司開會一向都是議會制，向來就是主題缺失，部門之間往來很多時(shí)候都是電話往來，整個(gè)組織的執(zhí)行力十分低下。怎么改變這些問題，有否好的方法，在這里，筆者可以與大家分享一點(diǎn)小技巧：
1、將所有口頭決定盡可能書面化：
幾年前，筆者的老板也是喜歡用口頭交談以及電話溝通的人，筆者的做法是接到任務(wù)后能夠要老板當(dāng)場確認(rèn)的，立即起草一個(gè)正式文件由老板確認(rèn)，不能當(dāng)場確認(rèn)的，第一時(shí)間讓老板確認(rèn)，一來，可以正式得到老板確認(rèn)內(nèi)容，防止，你執(zhí)行了以后口說無憑;二來，也給老板一個(gè)反思的時(shí)間，思考一下，防止瞬間決策產(chǎn)生錯誤。這樣幾年下來，從來沒有出現(xiàn)與老板之間溝通不到位的現(xiàn)象。
2、盡量少開沒有主題的會議，不開沒有結(jié)果的會議
很多領(lǐng)導(dǎo)很喜歡給下屬講自己的感覺與觀點(diǎn)，一有想法，就將下屬叫過來灌輸一通他的思想，然后自己又總是感覺下面的人執(zhí)行力太差，但是將下面的人換了一茬也是這樣，周而復(fù)始，惡性循環(huán)。
那么，遇到這樣的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)者就必須好好思考是不是給了下屬準(zhǔn)確的信息，筆者曾經(jīng)“逼著”一個(gè)老板改變他的習(xí)慣：不容許他開沒有事先準(zhǔn)備的會議，所有會議都必須有材料準(zhǔn)備，并提前知會給與會人員(當(dāng)然，緊急事情除外)，會議上的決定一定要求下屬部門形成完成的方案，上報(bào)后確認(rèn)，這樣通過一段時(shí)間以后，他就不再提沒有人執(zhí)行他的想法的事情了
3、盡量不接受其他部門的非書面語言溝通：
幾年前，筆者分管的企劃部門承擔(dān)很多其他部門需配合的事情，有電話的、有口頭的、聊天室的信息，很多時(shí)候都容易產(chǎn)生遺漏、偏差，讓深受困繞的該部門經(jīng)理十分郁悶，后來我給她出了一個(gè)主意：只接受正式的部門事務(wù)聯(lián)絡(luò)函，其他信息視為無效信息，果然，一段時(shí)間后，問題迎刃而解。
當(dāng)然，部門事務(wù)聯(lián)絡(luò)函的設(shè)計(jì)與使用也是有考究的，筆者曾經(jīng)處理過一個(gè)兩個(gè)部門的糾紛，行政部門要求策劃部門配合做一個(gè)噴繪設(shè)計(jì)，發(fā)了一個(gè)聯(lián)絡(luò)函給對方，對方也收下了，但是，過了很長時(shí)間沒有要到他想要的東西，就投訴到我那里，我叫他將部門事務(wù)聯(lián)絡(luò)函的原件拿來，一看：行政部門提交的要求是某時(shí)間內(nèi)提交總經(jīng)理審批，策劃部門按時(shí)提交了，但是總經(jīng)理初審沒有通過，于是就耽擱了，于是，我只好對雙方各打50板：行政部門發(fā)出需求不明確，策劃部門接受需求不明確的信息導(dǎo)致工作失誤。
4、做領(lǐng)導(dǎo)的人養(yǎng)成不隨口承諾的習(xí)慣。
筆者曾經(jīng)的下屬可能都有一個(gè)習(xí)慣，筆者向來只承認(rèn)書面簽署的意見，對于口頭答應(yīng)的東西，筆者的觀點(diǎn)是口說無憑，所以大家都養(yǎng)成習(xí)慣，一定要有正式的報(bào)告申請，得到正式的批復(fù)才執(zhí)行，當(dāng)然，為了提高決策效率，手機(jī)信息、郵件也可以作為批復(fù)憑證。
通過方法，整個(gè)組織就可能形成好的工作習(xí)慣，起碼在信息溝通這個(gè)領(lǐng)域，影響執(zhí)行力的程度就大大降低。
當(dāng)然，筆者并不推崇本本主義，一味強(qiáng)調(diào)所有東西都要形而上學(xué)，對于一些思想觀點(diǎn)的溝通，非正式場合的交談，筆者認(rèn)為還是組織溝通的很好補(bǔ)充，并不能排除。
作者介紹 ，張一飛，實(shí)戰(zhàn)派戰(zhàn)略營銷專家，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，高級策劃師，中國生產(chǎn)力學(xué)會策劃專家委員會理事專家;曾經(jīng)在多家知名企業(yè)擔(dān)任銷售經(jīng)理、市場總監(jiān)、內(nèi)銷總經(jīng)理、集團(tuán)副總。
