危機爆發(fā)的第一時間內，危機管理小組應迅速統一口徑，以一個聲音表達；并指派一名新聞發(fā)言人負責與媒體的溝通，回答媒體與公眾的各種問題。如果總經理一個說法，副總一個說法，市場部經理一個說法、公關部又是一個說法，就會給媒體以及公眾留下混亂的印象，媒體與公眾不知道信誰的，不利于危機的迅速解決。

在口徑制定以及傳達的過程中，有這么幾個問題需要大家關注：

1、口徑由誰制定？

口徑應由危機管理小組制定。在危機爆發(fā)的第一時間內，危機管理小組負責人應將小組成員召集在一起，大家統一商量對外口徑。對于一些特別專業(yè)的問題，專業(yè)公關人員應與職能部門進行溝通，不可沒有他們的參與。

2、口徑要通俗易懂

專業(yè)公關人員要有將復雜的專業(yè)術語轉化為目標群體易于接受的語言的能力，口徑要通俗易懂。只有通俗易懂，才能被目標受眾理解與支持。

3、嚴格遵守口徑

嚴格遵循口徑的內容，沒有任何不按口徑發(fā)言的理由。任何不按口徑發(fā)言的新聞發(fā)言人或者其他人員都應嚴格懲罰。

4、是否與其他部門協調了

新聞發(fā)言人在接受媒體與記者采訪前，是否與其他相關部門進行了“口徑”的協調，是否得到了其他部門的認同。

5、口徑是否及時修改

隨著危機的演變，形勢的變化，危機管理小組或者新聞發(fā)言人是否及時更新了口徑。

6、口徑傳達是否前后一致

口徑是否有連續(xù)性，前后是否一致，是否具有連貫性。

7、口徑是否得到了高層的認同

很多領導雖然沒有專業(yè)的公關人員專業(yè)，但在口徑制定的過程中，一定要有高層領導的參與，制定好的口徑也要與高層溝通，以獲得他們的理解與支持，也有利于日后工作的開展。

有幾點還需強調：一是擬定口徑不是改變事實，而是更好的傳遞自己希望傳遞的內容，任何改變事實的行為只會讓事態(tài)更糟；二是無論記者多么刁難、無論一個問題被問到多少次、無論新聞發(fā)言人處于多尷尬的境地，都要按照事前制定好的口徑回答；三是擬定好的口徑首先要通過內部的傳播渠道告知內部的工作人員，讓他們了解企業(yè)對于某個話題的態(tài)度。