扔掉成堆的紙質(zhì)文件，學(xué)會有效地保留財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

    我是J.D，一個徹頭徹尾的文件囤積者。我不敢扔掉任何東西，尤其是財(cái)務(wù)記錄。二十多年來，我在各類鞋盒中塞滿了賽百味的收據(jù)、已付的支票以及亞馬遜的發(fā)票等。最近，我從一所1800平方英尺(約167平方米)的大房子搬到一個700平方英尺(約65平方米)的公寓，隨著住房面積的減小，我不得不著手處理這堆紙質(zhì)文件：我需要辨別哪些財(cái)務(wù)記錄需要保留，要保留多長時(shí)間等。以下是我總結(jié)的一些經(jīng)驗(yàn)。

    為什么要保留財(cái)務(wù)記錄?

    保留財(cái)務(wù)記錄的基本原因有兩個。

    保存歷史記錄。以購買一臺電腦為例，你需要向美國國稅局(IRS)證明，作為商務(wù)支出你確實(shí)花費(fèi)了這筆錢;在維修人員上門時(shí)，通過收據(jù)可以查實(shí)這臺電腦是否在保修期內(nèi);倘若電腦不幸被盜，也是向保險(xiǎn)公司要求賠償?shù)挠辛ψC據(jù)。

    留存?zhèn)€人信息。如果你是一個數(shù)據(jù)收藏癖，你可能希望保留記錄，以便得知為鄰居的小孩購買禮物花了多少錢，或者你什么時(shí)候買了一個新吸塵器。

    哪些記錄需要保留?

    不管你的文件是電子賬單還是紙質(zhì)賬單，美國國稅局都建議你保留以下四類記錄。

    收入。W-2表格(雇主提供的個人上一年度工資和所得稅賬，)、1099表格(包括存款、股票、證券等各項(xiàng)投資及收，)、銀行對賬單及股票交易對賬單等。

    支出。購買物品的收據(jù)、發(fā)貨單或者取消的訂單等記錄，以及向相關(guān)慈善機(jī)構(gòu)捐贈的證據(jù)等。

    房產(chǎn)。交易賬單、發(fā)票、保險(xiǎn)記錄，裝修或修繕的開支以及其他付款憑證等。

    投資。股票交易對賬單、共同基金報(bào)告，以及1099表格等相關(guān)記錄。

    記錄需要保留多長時(shí)間?

    在離開商店之前將所有收據(jù)都撕碎，還是事無巨細(xì)全部保留，哪怕每次吃三明治的收據(jù)都不例外?這是需要權(quán)衡的事情。美國國稅局的指南似乎有些復(fù)雜，但是一般來說，你需要把握好以下幾個時(shí)間點(diǎn)。

    一個。收據(jù)。如果你通過銀行或者信用卡完成某次交易，而又不需要這一收據(jù)納稅、投保或者保修的話，一個月以后就無需再保留了。

    直至本年度賬單送達(dá)。每月工資單，或者季度401k養(yǎng)老計(jì)劃等。

    七年。在售出有價(jià)證券(股票、債券等)后至少七年內(nèi)，你需要保留好當(dāng)初的股票交易確認(rèn)書。與稅務(wù)相關(guān)的記錄文件，包括慈善捐助金以及一些商務(wù)開支的記錄，也需要一并保存至少七年。

    直至出售。與房產(chǎn)相關(guān)的，包括購買、修繕等票據(jù)，需持有至售出為止。

    永遠(yuǎn)保留。為個人退休賬戶(IRA)支付資金的證據(jù)需要終身保留。

    保存至何處?

    將一切紙質(zhì)文件掃描，無紙化將使一切井然有序。

文件掃描軟件能夠?qū)⒓堎|(zhì)材料轉(zhuǎn)換成PDF格式，方便上傳至在線服務(wù)商Dropbox等。如果你堅(jiān)持保留紙版材料，可以準(zhǔn)備一個大信封，在信封外寫上相應(yīng)年份，按照年度收納相關(guān)收據(jù)及記錄。

    我明白經(jīng)年累月保留的大多數(shù)財(cái)務(wù)記錄，其實(shí)不需要繼續(xù)存儲，這令我感到非常輕松愉快。為此，我將這些可有可無的文件堆積到一起，并焚燒處理。經(jīng)過慎重篩選，原本20個滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)男凶樱涣粝铝?個。當(dāng)然，我保留好了我的搬家賬單。