如何把握信息化項目管理

     根據美國Hackett公司的一項調查發現，只有37%的信息化項目在計劃時間內完成，只有42%的信息化項目在預算內完成。那么如何去定義信息化項目的成敗？如何分析項目存在的風險？如何進行有效的項目管理？以及如何進行信息化項目風險的防范？本文將從以下四個方面予以探討。
    
    信息化項目成敗的判定標準
    
    信息化項目如何衡量其成功與否，一直是業內爭論很久的話題。而且信息化本身是一個復雜的管理系統工程，以什么樣的指標體系去衡量，如何衡量，確實是個大難題。

 

    本文不想就此展開過細的指標體系的討論，僅從幾個可控的關鍵要素來分析信息化項目的成敗標準。從我們對項目的定義，可以知道信息化項目的關鍵要素只有三個，即時間、成本、質量。因此，我們不妨把這三個要素落實到信息化項目的成敗標準討論中來。即項目有沒有在進度上超出計劃？項目在成本上有沒有超出預算？項目在質量上有沒有滿足需求？后者還可以進一步分解成更細的標準，如：系統的功能是否符合需求計劃？系統的信息處理和運行方式是否合適？項目的整體運行狀態是否適應企業的運營體系？等等。

    如果對以上問題的回答是否定的，則基本可以判定項目是失敗的；如果對以上問題的回答是不確定的，則說明項目的建設是不徹底的，也是存在風險的；如果對以上問題的回答是肯定的，則基本可以判定項目是成功的。

    信息化項目的失敗，具體分析可能會發現很多種原因，而信息化項目的成功，歸納起來，還是可以有一些標準來描述的，比如：用戶對系統滿意，系統運行達到設定目標等。
    
    信息化項目風險及失敗原因分析
    
    由于信息化不僅僅是一個技術工程，更是一個管理工程和系統工程。因此，信息化項目的風險也主要來自于以下三個方面：

    一是技術風險。包括項目的技術結構、項目的規模以及項目實施方的技術能力和經驗。項目的技術結構設計過于復雜，項目的信息處理結構化程度過低，都會直接影響項目實施方對技術的把握，從而影響項目的質量，以及用戶對技術的理解和消化。項目的規模過于龐大，則會造成資源配置和進度控制的困難。此外，項目實施方的技術能力直接決定項目開發的水平。

    二是管理風險。管理風險主要來自于項目人員的組織有效性，項目時間、資源的計劃確定性和可控性，以及項目質量監控的力度和立場。項目五類角色如何有效組織，并協同發揮積極因素是一個項目組織的課題，存在很多的不確定性。而項目進度的計劃和項目預算是否具有確定性直接影響項目的可控程度。最后，項目監控的力度和立場在實際過程中會面臨來自各方面的干擾和阻力。

    三是系統風險。系統在這里指的是由信息化相關要素組成的動態聯系的有機體系。主要指的是用戶自身的組織規范化、組織的觀念轉變、組織責任與控制體系的適應性等。一個信息化項目如果沒有相適應的組織體系和觀念體系做保障，很難想象項目不會面臨風險。
    
    項目管理方法及項目風險防范
    
    針對項目管理的三個內容（項目規劃、項目監控、項目評價），對應的項目管理方法是：在項目規劃階段，重視第三方專業咨詢；在項目建設過程中有意識地引入第三方監理；在項目評估階段，重視第三方的驗收評估。通過引入專業的第三方，全過程地為項目管理保駕護航，減少項目風險。

    針對項目管理的三要素，對應的項目管理方法是：重視項目前期的進度計劃和成本預算，強化過程的進度監控和成本控制；重視項目前期的需求分析和目標量化，強化過程的質量測試和階段性評估控制。

    針對項目管理的三大風險，對應的項目管理方法是：重視企業自身的技術學習 和基礎設施建設，以強化技術能力，同時選擇有技術優勢和經驗的開發商合作，以減少技術風險；重視企業自身的管理規范化，同時積極與開發方以及第三方專家組成高效的項目管理小組，對項目實施有效控制，以減少管理風險；重視企業觀念的轉變和組織體系的轉變，為項目順利推行提供良好的支撐環境。

    具體來看，項目管理的核心在項目控制，而項目控制的核心在對項目關鍵流程、關鍵要素和關鍵資源的控制。計劃的指標是否可量化，是否可分解，是否可衡量，直接決定項目是否可控。因此，在某種程度上說，項目管理的精髓在于項目規劃的水平。其次才是項目的后續監控。
    
    信息化項目及項目管理的內涵
    
    所謂信息化項目，是指在一定期限內，依托一定的資源，為達成一定的信息化目標而進行的一系列活動。這里，我們不難發現信息化項目作為一個完整的定義，至少有三個關鍵要素，即：時間、資源、目標。其中資源的最終體現是成本，目標的最終體現是績效。因此，一個信息化項目最核心的制約因素就是這三要素：時間要素、成本要素、績效要素。而績效的評價和控制往往量化到質量上，即質量要素。

    所有項目的失敗必然是失敗在這三個要素中至少其中的一個要素，即要么是項目進度控制不夠，要么是項目成本超標，要么是項目質量失控。

    而項目管理正是對項目計劃、組織以及對項目所需資源的控制，目的是確保項目在規定時間內、規定預算內達成預定的績效目標。項目管理落到實處，就是對項目的進度控制、成本控制和質量控制。項目管理中有五個方面的角色在發揮影響和作用。

    一是用戶方的業務人員。他們是信息化項目需求的主要提出者，也是信息系統的最終使用者，同時也是信息系統的最終評價者，因此，他們往往在信息化項目管理中具有重要的地位。
    二是用戶方的決策人員。他們是信息化項目立項的決策者和項目規劃的拍板者，以及項目資源的預算批準者。因此，他們往往對項目的成敗具有決定性影響。
    三是開發方的技術人員。他們是信息系統的直接研發者和系統建設的實施者和技術支持者，他們工作的效率和質量直接影響項目的效率和質量。
    四是開發方的項目管理人員。他們是項目開發的監控者和項目實施的組織協調者，他們的工作方法和力度將很大程度上影響項目開發的可控程度和項目的推進。
    五是項目的監管者。可能是用戶，可能是用戶與開發方組成的聯合小組，也可能是第三方。項目監管者的專業素質和立場將直接決定項目整體進度的把握，以及預算的執行和項目績效的評估。