文／余順坤 張歐
關鍵詞：崗位說明書 履職指南 責任分工 工作標準
眾多企業的崗位說明書都止步于崗位職責，僅僅羅列“負責……工作”，而職責如何落地卻無下文，所以實用性不高。崗位說明書其實就是一份“崗位”的“說明書”。一件剛拆封的家用電器，顧客讀過說明書，便清楚了應該如何使用，對于崗位也是如此。企業制定崗位說明書是需要它去發揮作用、指導員工稱職工作。所以，一份合格的崗位說明書應該讓在崗員工清晰地知道自己應該“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的紅線在哪里”。
一、工作思路
如上文所說，一份實用性強的崗位說明書應該能夠回答如下幾個問題：這個崗位是做什么的、工作內容有哪些？這些工作該怎么做、跟誰一起做？這些工作要做到什么程度、達到什么樣的標準才算是稱職的？在這個崗位工作，有哪些行為是不能容忍的？基于上述問題，本文重新設計了崗位說明書的編制思路與工作流程，具體如圖。
二、工作原則與流程
崗位說明書的編制不是人力資源部的事兒、更不是公司領導的事兒，必須由了解崗位實際工作的人來寫、必須堅持“誰明白、誰來寫”的工作原則。由此，崗位說明書的編制應遵循“在崗員工自己寫第一稿，直接上級修改，所在部門負責人修審，人力資源部或專業研究機構提供全面的技術指導和規范”的工作流程。
三、工作內容
在工作思路和工作原則的指導下，崗位說明書的編制應遵循如下步驟進行：
第一步，梳理崗位工作、明確崗位職責——知道“做什么”。
依據“誰明白、誰來寫”的原則，由在崗員工先行梳理崗位工作流水賬，詳細記錄自己每天的工作任務、事項；然后，將流水賬記錄的崗位工作內容進行整理、分類，把同一類的具體工作事項進行總結概括，提煉成為崗位職責或職能模塊。員工梳理時可參考表1所示技術模板進行梳理提煉。
第二步，明確工作路徑、梳理履職指南——知道“怎么做”。
第一個步驟梳理出的崗位職責是具有一定高度的、概括性的內容，崗位職責的落地還需要履職指南的補充。履職指南中可以明確履行該項職責時應遵從的時間節點要求、必須參照的制度依據或規定、履職所需的權限和資源等等（見表2）。履職指南讓職責更加形象和具體，是職責落地的關鍵。
第三步，定位責任主體、明確角色定位——知道“誰牽頭、誰承擔、誰配合”。
在企業中，每個崗位都不是獨立的個體，崗位與崗位間的工作一定存在交叉與銜接。因此，明確崗位工作內容后，責任主體的劃分（見表3）可以提高工作效率、避免履職過程中的“扯皮”現象。
第四步，掌握關鍵指標、明確工作標準——做到“什么程度”。
崗位職責需要工作標準的約束，員工清楚工作應做到“什么程度”，才能有方向地去履行職責。另外崗位工作標準也是員工考核指標提煉的基礎，未來具體考核指標需要充分參照崗位工作標準、結合階段性工作重點等時間特征提煉、制定。
第五步，杜絕消極行為、明確行為禁區——制定“高壓線、低壓線”預防警示。
員工履行崗位職責需要“有所為、有所不為”，崗位說明書中需要根據崗位工作特點與工作內容，標示“高壓線、低壓線”，通過告知員工在履職過程中的絕對禁止行為和后果嚴重行為，實現規范管理、預先警示、防控風險的目的。綜上步驟設計的崗位說明書樣例如表4所示。■
本文系中央高校基金（項目編號：13XS26）的部分成果
作者單位
華北電力大學（北京）經濟與管理學院
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