溝通技巧：沒有記錄等于沒有發生

　　從1994年起，筆者有幸先后在湖南、廣東兩地參加過三次ISO內審員資格學習 課程，也曾經多次在所在單位參加此類工作，由于筆者愚笨，對于里面具體的條條框框，總是弄得不是很明白，但是，有一句話，筆者記得很清楚：“沒有記錄等于沒有發生”。這句話基本上絕大部分的有企業管理經驗的人都知道，但是，真正在意這句話對于企業管理的影響的人卻并不多。

　　筆者經常與一些成長型的企業打交道，深深感覺到在很多企業中存在執行力不強的原因就是信息溝通不順暢，而導致信息溝通不順暢的原因居然是由于沒有養成書面語言溝通的習慣，所以我每次給別人出整改意見一定加上一句：“請養成書面溝通的習慣”

　　相對口頭的溝通，書面溝通有如下好處：

　　1、有利于信息的充分、準確傳播：

　　可能很多人都有親身體會，在領導的洋洋灑灑的成千上萬個詞匯中領悟其準確的命令有多難;同事用很隨意的一句話表達的很正式的內容會有多大程度引起你的關注。所以，一份比較正式的書面信息，對于你的上下級，你的同級同事來說，都是十分的關鍵的。

　　2、有利于提升執行力

　　很多企業現在都流行談執行力的問題，筆者一向不反對，但是我發現一個現象，很多喜歡談執行力的公司居然都存在信息溝通不順暢，大家都不是很清楚要執行什么，談何執行?所以筆者在贊同企業大肆學習余世維的光盤的同時，總是建議企業從一些細小的地方開始累積企業的執行能力。

　　信息傳播準確到位，使執行者充分了解與其工作相關的所有內容，肯定對于執行者執行的容易度提高，并且白紙黑字的可以防止“口說無憑”的事后抵賴，可以給信息接受者一種壓力。

　　當然，很多朋友可能會說：我們公司就一直是這樣，老板喜歡電話、口頭交代任務，公司開會一向都是議會制，向來就是主題缺失，部門之間往來很多時候都是電話往來，整個組織的執行力十分低下。怎么改變這些問題，有否好的方法，在這里，筆者可以與大家分享一點小技巧：

　　1、將所有口頭決定盡可能書面化：

　　幾年前，筆者的老板也是喜歡用口頭交談以及電話溝通的人，筆者的做法是接到任務后能夠要老板當場確認的，立即起草一個正式文件由老板確認，不能當場確認的，第一時間讓老板確認，一來，可以正式得到老板確認內容，防止，你執行了以后口說無憑;二來，也給老板一個反思的時間，思考一下，防止瞬間決策產生錯誤。這樣幾年下來，從來沒有出現與老板之間溝通不到位的現象。

　　2、盡量少開沒有主題的會議，不開沒有結果的會議

　　很多領導很喜歡給下屬講自己的感覺與觀點，一有想法，就將下屬叫過來灌輸一通他的思想，然后自己又總是感覺下面的人執行力太差，但是將下面的人換了一茬也是這樣，周而復始，惡性循環。

　　那么，遇到這樣的現象，領導者就必須好好思考是不是給了下屬準確的信息，筆者曾經“逼著”一個老板改變他的習慣：不容許他開沒有事先準備的會議，所有會議都必須有材料準備，并提前知會給與會人員(當然，緊急事情除外)，會議上的決定一定要求下屬部門形成完成的方案，上報后確認，這樣通過一段時間以后，他就不再提沒有人執行他的想法的事情了

　　3、盡量不接受其他部門的非書面語言溝通：

　　幾年前，筆者分管的企劃部門承擔很多其他部門需配合的事情，有電話的、有口頭的、聊天室的信息，很多時候都容易產生遺漏、偏差，讓深受困繞的該部門經理十分郁悶，后來我給她出了一個主意：只接受正式的部門事務聯絡函，其他信息視為無效信息，果然，一段時間后，問題迎刃而解。

　　當然，部門事務聯絡函的設計與使用也是有考究的，筆者曾經處理過一個兩個部門的糾紛，行政部門要求策劃部門配合做一個噴繪設計，發了一個聯絡函給對方，對方也收下了，但是，過了很長時間沒有要到他想要的東西，就投訴到我那里，我叫他將部門事務聯絡函的原件拿來，一看：行政部門提交的要求是某時間內提交總經理審批，策劃部門按時提交了，但是總經理初審沒有通過，于是就耽擱了，于是，我只好對雙方各打50板：行政部門發出需求不明確，策劃部門接受需求不明確的信息導致工作失誤。

　　4、做領導的人養成不隨口承諾的習慣。

　　筆者曾經的下屬可能都有一個習慣，筆者向來只承認書面簽署的意見，對于口頭答應的東西，筆者的觀點是口說無憑，所以大家都養成習慣，一定要有正式的報告申請，得到正式的批復才執行，當然，為了提高決策效率，手機信息、郵件也可以作為批復憑證。

　　通過方法，整個組織就可能形成好的工作習慣，起碼在信息溝通這個領域，影響執行力的程度就大大降低。

　　當然，筆者并不推崇本本主義，一味強調所有東西都要形而上學，對于一些思想觀點的溝通，非正式場合的交談，筆者認為還是組織溝通的很好補充，并不能排除。

　　作者介紹 ，張一飛，實戰派戰略營銷專家，經濟學碩士，高級策劃師，中國生產力學會策劃專家委員會理事專家;曾經在多家知名企業擔任銷售經理、市場總監、內銷總經理、集團副總。