部門職責的迭代－有趣的PDCA現象

    企業一般是先有組織架構后有部門再有崗位，但大部分管理教科書忽略了對部門職責的分析。部門職責決定了崗位設置的科學性，如下圖所示：

　　圖1：部門由4個不相兼容的崗位構成。這是部門職責設置的理想狀態，崗位之間沒有交叉重疊與空白地方，各崗位各司其職。這種模式不適合快速發展的企業，因為這一階段一人多崗、一人兼崗的現象很普遍。

　　圖2：部門由4個崗位構成，其中崗位1與崗位2某些職責交叉；崗位3與崗位4職責獨立。我們可以看到，部門職責內存在很多空白之處，這就是崗位沖突的根源，即不知道空白職責是屬于哪個崗位的。所以，員工只會做崗位說明書規定的職責，而對于部門內跨崗位的模糊地帶（如崗位3與崗位4），本著“多一事不如少一事”的原則，視而不見。

　　圖3：部門之間職責交叉重疊，例如對倉庫管理，財務部與生產部都有管理的權限，部門之間管理邊際的界定就是一個難點，類似于我國的食品安全問題，有衛生行政、農業行政、質量監督、工商行政管理、食品藥品監督5個部門管著，不出事才怪呢。而部門之間沖突最糟糕的是，業務部門與職能部門的沖突，美國管理大師道格拉斯·麥格雷戈（X－Y理論的提出者）在他的著作《企業的人性面》中，用兩個章節篇幅專門討論了業務部門與職能部門的關系；他認為若兩個部門職責描述清晰、可操作性強的話，那么這兩個部門高度協作，會產生這樣的良性關系：專家與客戶。

　　圖1與圖2因崗位職責而引發的沖突，由部門長協調解決即可。圖3則不同，屬于跨部門溝通，相對來說會花費更多的溝通成本和時間代價，是企業很多的管理問題產生的根源，這尤其值得企業各級管理人員高度重視。因此，這也是企業組織架構扁平化、去中心化的理論依據。

　　那么，它們三個圖之間的關系是怎樣的呢？我認為，企業發展會有一個由“混沌到清晰再到混沌”的循環進化過程。同理，圖3會向圖2轉化，最終圖2會進化成圖1的模式。崗位職責的大小是隨業務發展而變化的，在互聯網以客戶和價值為導向的時代，傳統的以責定崗、職責清晰的做法（如圖1）又被模糊定崗、職責整合的做法所取代（如圖2和圖3）。這如同PDCA循環，如此反復。

　　我不由想起，得道高僧青原惟信禪師說過這樣的話：“未參禪時見山是山，見水是水；及其后來親見知識有個入處，見山不是山，見水不是水；而今有個休歇處，依前見山是山，見水是水。”我也不禁感慨，HR的職業發展階段不也是這樣嗎？