如何瞬間成為項(xiàng)目管理高手？

當(dāng)一位負(fù)責(zé)人對他的手下說：“將計(jì)劃落實(shí)下去。”這句話至少包含了三重含義：一，讓所有人了解計(jì)劃；二，讓所有人明白自己負(fù)責(zé)的部分；三，讓所有人都根據(jù)總體思想，計(jì)劃出自己的進(jìn)度。如果項(xiàng)目目標(biāo)是單一明確的，任何人都知道自己該做什么，怎么做，那么負(fù)責(zé)人不必過多費(fèi)口舌。如果項(xiàng)目目標(biāo)太大，牽扯的部門太多，衡量指標(biāo)并不只有一個(gè)，需要考慮的情況太雜太亂，員工們會陷入“怎么做合適？這樣做對嗎？”的困惑中，這時(shí)候，負(fù)責(zé)人就要親自為項(xiàng)目做減法，教員工切中要害。

項(xiàng)目的要害，就是要讓員工了解到自己責(zé)任的目的是什么，關(guān)鍵在哪里。讓他們的工作有重點(diǎn)，有步驟，最好做到一目了然。打個(gè)比喻，就是幫員工把頭腦里的草都拔掉，只剩一條清晰的道路，只要走下去就可以達(dá)到目的地。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)完成這項(xiàng)工作，員工們就能拋開猜測和顧慮，以百分之百的精力投入到任務(wù)之中。

這也是一種目標(biāo)管理方法，旨在掌握進(jìn)度、了解關(guān)鍵、尋找問題、調(diào)整策略的途徑。在現(xiàn)代企業(yè)中，目標(biāo)管理是公認(rèn)的切實(shí)可行的評估方法。這套方法重視結(jié)果而不是過程，把大目標(biāo)逐層分解，落實(shí)到每個(gè)月每一天的工作中，讓每個(gè)員工對自己每一個(gè)月、每一天的任務(wù)做到心中有數(shù)，拋開繁復(fù)的目標(biāo)說明，拋開種種思考，員工們只需要每一天達(dá)成一個(gè)可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這讓員工很有成就感，也因?yàn)橛?jì)劃的順利進(jìn)行而感到踏實(shí)。

抓進(jìn)度就靠時(shí)間表

對于一個(gè)項(xiàng)目來說，進(jìn)度是制勝的關(guān)鍵，進(jìn)度決定了它能否搶灘市場。高效快速是所有人的追求，將這種追求落實(shí)為一張時(shí)間表，就是抓住了項(xiàng)目的咽喉，讓它明明白白地刻進(jìn)每個(gè)人的腦海里。“時(shí)間到了，時(shí)間馬上就到了！”這會為每個(gè)員工戴上一個(gè)緊箍咒，讓他們不敢松懈。

時(shí)間表為管理者提供了一個(gè)方便的功能：定時(shí)追蹤。他不需要整天盯著員工，查看員工的工作狀態(tài)，為可能達(dá)不到目標(biāo)憂心忡忡。有了時(shí)間表，他只需要在某個(gè)時(shí)間問員工：“你按照計(jì)劃完成了嗎？”就能知道員工的工作狀態(tài)如何。倘若員工的回答是：“抱歉，還沒有。”領(lǐng)導(dǎo)者就需要詢問、考察究竟是哪里出了問題。

最可能的問題可能出在員工身上，員工因?yàn)槟芰Α⑶榫w或自身的拖延性，沒能按時(shí)完成任務(wù)。不要忙著苛責(zé)員工，先重新看一看計(jì)劃的安排，也許原因是任務(wù)太過繁重導(dǎo)致員工無力完成，這時(shí)候需要將計(jì)劃做一些調(diào)整，或者換一位更能勝任的員工接手。倘若計(jì)劃沒有問題，那么就需要了解員工的具體情況，批評或督促他盡快趕上進(jìn)度。

最大的問題可能出在計(jì)劃的漏洞或臨時(shí)出現(xiàn)的困難上，這需要負(fù)責(zé)人協(xié)助解決。一個(gè)項(xiàng)目的推行不可能處處順利，盡快解決困難才能保證整體進(jìn)度，可以臨時(shí)調(diào)動(dòng)其他資源、人員來集中攻克難關(guān)。不論是員工和領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題不應(yīng)有一刻的拖延，及時(shí)排除才能保證進(jìn)度的順利，拖延下去只會讓問題越來越大，浪費(fèi)更多時(shí)間。不論出現(xiàn)什么情況，盡可能不變動(dòng)時(shí)間表，是保證進(jìn)度的重要原則。

描述實(shí)際問題而不是描述愿望式前景

有這樣一個(gè)笑話：陸海空三個(gè)兵種的士兵聚在一起攀比，空軍士兵豪氣萬丈地說：“我們壯志凌云！”海軍士兵不甘示弱地說：“我們乘風(fēng)破浪！”陸軍士兵一直沒怎么說話，此時(shí)才平靜地說：“我們腳踏實(shí)地。”一句話，讓另外兩伙人氣焰全無。

在一家企業(yè)內(nèi)部也是如此。針對具體的項(xiàng)目，腳踏實(shí)地的作風(fēng)應(yīng)該貫徹到每一個(gè)步驟，在具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)人不宜再過分渲染燦爛的前景，讓員工們?nèi)缭谠评镬F里。最確切也最重要的只有眼前：眼前的任務(wù)、眼前的困難、眼前的計(jì)劃。所有人需要抓住的只有實(shí)際，描述實(shí)際問題，闡述實(shí)際需要，克服實(shí)際困難，在實(shí)際面前，一切愿望、計(jì)劃、未來都是遙遠(yuǎn)的。

對于員工的匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)也同樣要以“實(shí)事求是”為要求，“我想”、“我認(rèn)為”、“應(yīng)該會”、“大概”一類的不確定詞語必須統(tǒng)統(tǒng)剔除，員工只需匯報(bào)最真實(shí)的情況和最確定的數(shù)據(jù)，不需要表示他們的決心、不需要表達(dá)他們的愿望，前景描述是計(jì)劃之前的事，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，一切和項(xiàng)目進(jìn)度無關(guān)的事，都是浪費(fèi)時(shí)間。

授權(quán)和干預(yù)，做個(gè)會放風(fēng)箏的領(lǐng)導(dǎo)

“我們領(lǐng)導(dǎo)什么都不管！”“我們領(lǐng)導(dǎo)什么都管！”員工對領(lǐng)導(dǎo)的好壞自有樸素的標(biāo)準(zhǔn)，這標(biāo)準(zhǔn)他們說不出個(gè)所以然，也沒有寫入管理書，卻最接近真理:領(lǐng)導(dǎo)做領(lǐng)導(dǎo)的事，員工做員工的事，各自發(fā)揮作用，相互信任。也就是說，領(lǐng)導(dǎo)必須學(xué)會授權(quán)，愚蠢的領(lǐng)導(dǎo)抱著權(quán)力不放，聰明的領(lǐng)導(dǎo)將權(quán)力切分，運(yùn)用自如。

敢于授權(quán)，是明白領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是管理員工，不是替員工做事。任務(wù)進(jìn)程中出現(xiàn)紕漏，立刻指出是彌補(bǔ)嗎？其實(shí)事情未必需要你操心，員工們有查缺補(bǔ)漏的能力。部下有能力，手中的線就放長點(diǎn)；部下能力弱，就把線收一收。這是授權(quán)的衡量標(biāo)準(zhǔn)。時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)視對方，挑剔對方的缺點(diǎn)，不如不授權(quán)。

最值得警惕的不是對下屬能力的擔(dān)憂，而是領(lǐng)導(dǎo)的自大心態(tài)，一旦領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生了“什么事情都不能沒有我”、“公司離了我根本轉(zhuǎn)不了”的錯(cuò)覺，很容易產(chǎn)生包辦思想。同樣的，授權(quán)后不聞不問的做法也不可取，讓部下自由發(fā)揮是好事，但領(lǐng)導(dǎo)才是任務(wù)的責(zé)任人，擔(dān)負(fù)著指引目標(biāo)、監(jiān)控進(jìn)程、取得成果等一系列責(zé)任，領(lǐng)導(dǎo)必須保證任務(wù)過程中不出現(xiàn)偏差，為最終的結(jié)果保駕護(hù)航，這才是可取的做法。

還有一種領(lǐng)導(dǎo)讓人無奈，這類領(lǐng)導(dǎo)不自大，和藹低調(diào)，就是從不愿授權(quán)。他們不授權(quán)的原因是覺得，某件任務(wù)由他來做，只需要半個(gè)月；倘若交給部下去做，則需要一個(gè)月，也許他還要花上三天時(shí)間親自教導(dǎo)部下如何做。他們不愿意浪費(fèi)這種時(shí)間，結(jié)果就是凡事親力親為。這種領(lǐng)導(dǎo)對領(lǐng)導(dǎo)的概念認(rèn)識不清，不明白花三天進(jìn)行教導(dǎo)，今后可能會為自己省下三十天、三百天的時(shí)間。

還有一類領(lǐng)導(dǎo)總是擔(dān)心下屬大出風(fēng)頭，擔(dān)心自己的地位被削弱，這是領(lǐng)導(dǎo)者的心理問題，沒有寬大的心胸，只會將自己局限在小圈子里，最終影響自己的發(fā)展。記住一句話：比你強(qiáng)的人不會被你困住，比你差的人不會比你走得更快，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該關(guān)注的不是誰取得了什么樣的地位，而是如何提高自己，保持、鞏固、提高自身的能力和地位。