高效會議的十大原則

　　會議中常見的問題

　　下面我們先分析一下會議中常見的問題：

　　會荒：常年不開會。

　　會海：過多開會、過濫開會、無效開會。

　　拖沓：會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。

　　“陪綁”嚴重：為了“相互尊重”或“顯示分量”搞排場或形式主義，與會人數眾多，無多大關系也叫過來。

　　主持人選擇不妥：會議主持人的技能、經驗、權威不足以掌握會議的方向、內容和局面時，會議達不到預期的目標。

　　議題繁多：會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水。

　　重復會議：同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案。

　　地點安排不當：有些公司為了節省成本，會議都在公司召開。可是一些重大的事項在公司開很難不被打擾或受影響。

　　會前、會下不溝通：會議開始時要么花很多時間講明背景、概念，或者干脆溝通不夠，沒有共同言語，這樣的會議效果自然要大打折扣。

　　會議紀律亂：不到、遲到、早退、中場打電話等現象嚴重，沒有制定會議制度，尤其是獎懲制度。

　　會而不議：成為了領導“一言堂”，失去了會議的意義。

　　議而不決，決而不議：會議只是討論不形成決議，會前準備不充分；或者真正決議的事情又不開會討論而是私下決定了。

　　決而不行：即使有會議決議，不落實到責任人，不落實執行。

　　行而不果：即使執行，也沒有跟蹤，根本沒有結果或效果；執行得好與不好都一個樣，沒有獎懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。

　　高效開會的十原則

　　知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預防和調整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，須遵守以下十項原則：

　　原則一、會議要規劃。根據公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結和規劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據不同階段的管理水平和目標，可調整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。

　　原則二、準備要充分。要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前有足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發表的意見也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分做好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速做出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議程、時間表等，最好都在會議通知中提前告知相關人員，以便做好準備。

　　原則三、主題要集中。一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

　　原則四、人員要相關。只選對相關情況真正了解的人員參加，一問三不知、不了解具體情況或提供“假情報”、說了不算或說了卻很可能被否決的人參加了也沒有用。所以一是要“少而精”，即只要與會議議題直接關聯的單位參加，協辦的單位不用派人陪綁。

　　原則五、流程要合理。會議的流程關系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領導主持會議，而應該是會議議題發起單位或辦公室主持；二是領導盡量最后講話，否則一開始基調一定，很多人就不敢發表自己的看法了，或者只是隨聲附和；三是繁簡得當，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關尤其是一線部門充分發表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學習、工作經歷和崗位職責不同，所關注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優勢互補；四是該議的時候要議，該決的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結束了還沒有結論，要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等。

　　原則六、時間要緊湊。要事先規定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發言人的時間要規劃和控制好，主持人要把握好會議節奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉得慢了，注意力也不容易集中。

　　原則七、決議要及時。會議的記錄一定要完整、規范，從會議主題、與會人員/缺席人員、發言、討論記錄，到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規范、準確、可查，避免事后不認賬。

　　會議結束后，應盡快下發會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等，要簡單、明了。

　　會議決議正式簽發之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發后最好給與會及決議相關人員簽名確認，以防有人推脫。

　　原則八、手段要先進。會前充分準備，多應用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應圖表結合。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產出比是非常合算的，尤其是在金融危機的情況下多地點辦公，全國性或全球化公司更應多應用一些高科技工具和手段。另外，會議決議發放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM等多種工具和手段來宣導、提醒和落實。

　　原則九、執行要檢查。會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關鍵節點的把握，最好能培養主動、及時匯報的職場習慣。如果沒有，則需要有“盯牢”、“管好”、“跟到底”的執行力強的人持續跟進和追蹤，直到相關部門和人員養成習慣為止，當然最好能有配套的培訓來進一步強化執行力。

　　原則十、結果要獎懲。大多數人不會做你期望的事，只會做你檢查和獎懲的事。如果做與不做一個樣、做好與做壞一個樣，就會出現混日子、多一事不如少一事、多做多錯少做少錯、不求有功但求無過的局面和氛圍。對不能及時、較好完成任務的，予以幫扶、培訓、批評，仍不行的可能須調崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質量完成任務的，則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲，從而改變行為甚至習慣。

　　總之，高效的會議要做到會而有議，議而有決，決而有議，決而有行，行而有果。

　　肖利華 博士

　　特步（中國）有限公司總裁特別助理