卓有成效的管理者如何掌握自己的時間

　卓有成效的管理者重在貢獻與有效性。何謂貢獻與有效？可以用“働”與“動”來理解，有效是帶有智慧的“動”：兒童們買了動物園的門票并都集中在熊的籠子前時，熊在兒童面前表演的“動”就是“働”。如果沒有客人來看，它怎么“動”都毫無價值。也可以理解為需要“財”,而不是“才”，即無論你擁有多么淵博的專業知識與工作經驗，如果不能為組織創造價值或增加資源的產出量，一切皆沒有意義。雖然當今中國的企業日新月異，但若想真正建立世界級公司，還需要更多卓有成效的管理者。

　　卓有成效是管理者必修的管理內容。管理者從什么地方開始才會真正卓有成效呢？答案是從掌握自己的時間開始。說到這，我們不妨自問一下：自己的時間自己可以把控嗎？都遵循了自己預期的計劃了嗎？然而，管理者經常受到這種壓力，許多時間耗在毫無貢獻的工作上，即使你很不愿意去做的，包括你正專心處理某工作時，總有不少“突然來襲”的狀況發生，以致于你難有整塊時間處理手頭上重要的工作。雖然如此，有許多的無奈，但你還是必須掌握好自己的時間。有一句諺語：用“腳”走不通的路，用“頭”可以走通。尤其在當今的社會，體力工作者工作時間會越來越少，而知識工作者即管理者工作的時間會越來越多，因為從某種意義上，你的貢獻就是讓“體力工作者”更輕松更省力。尤其處理人事、創新及變革上的問題會讓你花費很多時間，不是嗎？

　　如果你把自己過去三個月的工作做個記錄的話，恐怕會大吃一驚！你會發現自己大部分時間是在做對組織沒有貢獻的工作，甚至也沒興趣的事，而你又無可奈何---不得不做！如果你問我管理自己的時間又從何開始，我不是教你從做計劃開始，而是從做記錄開始。只有把你自己做過事、花費的時間記錄下來，你才會知道哪些工作是根本不必做的、哪些是別人可以代你去做的，哪些又是你在浪費別人的時間。

　　所以，掌握好自己的時間首先做好工作記錄，記錄其耗用時間的實際情況。這種記錄須是當下的，而非憑記憶補記，條件允許可請秘書代記，并且需要每月進行檢討，問問自己：這項工作不做會有什么后果？然后就是把非生產性和浪費時間的活動找出來，例如一些宴會應酬、不重要的會議。下一步就是把記錄上的哪些活動可以可以由別人代處理，即授權的問題。最后就是檢討自己做了哪些浪費別人時間的事，這一步需要你誠懇地詢問自己屬下，同時，他們又真誠地給你回饋。只有這樣才能發現自己時間管理的問題出在哪，以便對癥下藥。

　　對于以上的浪費如何消除呢？首先要做的是將常見的(一而再、再而三同樣出現的問題)透過建立制度、原則變成例行性工作，即從制度與流程上去規范或改善。第二，要注意人員的問題，人員過多，常造成時間浪費的現象。請不要過分相信“人多力量大”，如果管理者不得不將他十分之一的時間用在處理“人際關系問題”，即處理糾紛與磨擦，那可以說明組織人員過多。第三，由于組織不健全，造成會議過多，這便需要對會議制度進行改善。不要以為參加會議的人越多越好。在參加會議人員上可以分為必須參加的與自愿選擇參加的，即使不參加的也會得到一份會議紀要。第四就是做好信息的暢通，不要因為信息的不暢而造成時間的浪費。第五就是管理者將零散的時間盡可能整塊來使用，不少管理者會單獨規定某些時間段專門處理某問題，甚至有人把周四的下午時間專門在家辦公，以便有效做好例行工作。

　　總之，認識自己的時間，掌握自己的時間是通向卓越與有效性的必由之路！