讓會議管理簡單化

企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，原本簡單的業(yè)務(wù)也變得復雜，而業(yè)務(wù)運營的復雜度決定了管理的復雜度，很多事項牽涉多個領(lǐng)域，需要借助多人掌握的信息和智慧，因此企業(yè)的重要事項通常是以會議的形式研討、決策或發(fā)布的。對于集團企業(yè)高層來說，管理就是通過會議管理企業(yè)的。

會議需要多位管理者貢獻信息、共同研討、做出科學決策，需要同時占用他們的時間。對于企業(yè)來說，最不可再生的資源就是時間，尤其是總裁等高層管理者的時間。而要同時協(xié)調(diào)多位高層的時間更是困難，隨意擾亂高層的時間計劃 更是巨大的失誤。

從不少的現(xiàn)狀來看，企業(yè)高層已經(jīng)感覺到“亂”，尤其是會議的管理“亂”，這與我們以往提供過咨詢服務(wù)的很多客戶有類似的情況。

會議的改進可以從三個方面著手，目的就是要打造有節(jié)拍的會議管理體系：

1、 企業(yè)高層的會議時間與運營節(jié)拍保持一致

會議是管理的一種手段，而管理要從屬于業(yè)務(wù)，因此企業(yè)高層的決策會議時間要與業(yè)務(wù)運營的節(jié)拍保持一致，在業(yè)務(wù)決策的高峰期要合理避開可調(diào)整的會議計劃 。要分析企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，通常可以一年為周期來看運營的規(guī)律是什么，在什么時間點會出現(xiàn)決策的高峰，這些需要進行仔細的梳理，盡量事先計劃 出來，在此基礎(chǔ)上可以分析出決策的高峰期，從而可以提前協(xié)調(diào)相關(guān)管理人員。

2、 企業(yè)管理中必需的會議要有很強的計劃性

對于企業(yè)損害最大的就是臨時會議，這類會議的出現(xiàn)往往意味著突發(fā)事項，但也意味著打亂了所有與會人員的計劃 。就象某些集團生產(chǎn)管理部，被過多的臨時會議打亂了內(nèi)部的管理，已經(jīng)影響了具體業(yè)務(wù)的運營。誠然，突發(fā)事項是不可避免的，但企業(yè)要盡量減少本可以提前預(yù)期的突發(fā)事項，企業(yè)必須思考如何把一些事項計劃 的更有計劃性，把能提前考慮清楚的必需的會議提前計劃好。這樣，各參會部門就能夠把這個時間提前計劃 出來，并且提前進行信息的收集和分析。

3、 企業(yè)高層在各方面的時間分配要符合發(fā)展需要，并有一個合適的比例

一個企業(yè)的發(fā)展是有眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域協(xié)同完成的，因此高層對各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理不能因為個人喜好或其它原因，造成在各方面的時間分配不合理。與總部在一個辦公地點的部門，可能比較容易地獲知最新的企業(yè)動態(tài)，與企業(yè)高層有較多的溝通，也就能采取更多的行動，有了行動就又能更多的溝通，結(jié)果就是這個部門占用了過多的企業(yè)高層的資源，而其他部門受到了積壓，這種時間資源的分配實際上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

在企業(yè)各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域間，確定合適的會議頻率，既貫徹了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展重點，也避免了管理的盲點，從而促進企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

會議管理是復雜的，會議管理不僅僅是計劃 個會議室，發(fā)發(fā)通知，這只是最初級的。在國內(nèi)首創(chuàng)會議管理理念的AMT咨詢指出，會議管理是通過對企業(yè)管理者的管理，達到對企業(yè)的管理。會議體系要支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴大條件下的穩(wěn)定運營管理，要明確什么時間開什么樣的會，什么人參加，準備什么，決策什么。通過打造有節(jié)拍的會議管理體系，達到提高整個企業(yè)管理節(jié)拍性，讓企業(yè)減少管理的“亂”，減少到處救火的現(xiàn)象。