部門經(jīng)理如何把權(quán)力和責(zé)任放出去

身為主管，如果你發(fā)現(xiàn)自己常常忙得焦頭爛額，恨不得一天有48小時可用;或者常常覺得需要員工的幫忙，但是又怕他們做不好，以致最后事情都往自己身上攬。那么解決這些問題的答案可能就是：懂得授權(quán)。

　　有效授權(quán)對主管、員工及公司三方都有利。在主管方面，授權(quán)可以讓他們空出較多工作時間做策略性的思考。在員工方面，授權(quán)可以讓他們學(xué)習(xí)新的技巧和專長，讓主管及員工都有機會發(fā)展能力，在事業(yè)生涯中更上層樓。在公司方面，授權(quán)可以增進整體團隊的工作績效及士氣。所以授權(quán)是主管必備的領(lǐng)導(dǎo)技能之一。

　　授權(quán)有兩種

　　管理顧問蓋斯達最近在指出，根據(jù)授權(quán)希望達成的目標(biāo)，可以把授權(quán)分為兩大類：一類是為了完成某項工作而授權(quán)，另一類則是為了培養(yǎng)發(fā)展員工而授權(quán)。

　　在第一種情況中，要達到效果，員工必須知道主管所要求的成果，并且有能力了解和完成任務(wù)。在第二種情況中，員工不一定是最有能力完成任務(wù)的人，但卻是最適合接受挑戰(zhàn)的人。主管授權(quán)是為了讓員工從中獲得經(jīng)驗和知識，給他們提供成長的機會。主管必須花費一些時間和心力，協(xié)助員工成功地達成任務(wù)。

　　蓋斯達指出，許多主管之所以無法成功授權(quán)，主要是因為：

　　1、缺乏計劃。主管沒有花時間做授權(quán)計劃，找出哪些工作應(yīng)該要交給部屬執(zhí)行，哪些則是自己應(yīng)該花更多時間好好做的事情。事實上，花時間就是為了省時間，幾個小時的完整計劃與說明，可以為主管及員工節(jié)省許多執(zhí)行的時間。

　　2、沒有充分溝通。授權(quán)不僅僅是一句“你照著我說的去做就對了。”主管必須清楚溝通任務(wù)的目標(biāo)，并追蹤過程，才有成功的可能。

　　3、主管害怕失敗或被取代。把權(quán)力和責(zé)任交出去并不容易，而且也具有風(fēng)險。許多主管在授權(quán)的過程中，都會擔(dān)心不安，害怕員工可能失敗;有些主管則是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好，甚至更好，因而取代了自己;有些主管則是不愿意把權(quán)力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責(zé)任和工作。

　　如何成功授權(quán)

　　那么，究竟如何成功授權(quán)?成功授權(quán)必須做到以下幾點：

　　1、完整計劃授權(quán)。

　　在授權(quán)前，主管必須先評估自己的工作內(nèi)容和職責(zé)之間的關(guān)系，檢視是否有些執(zhí)行性或例行性的工作，妨礙了自己投入更多時間在思考性或計劃性的工作上?

　　主管可以寫下工作團隊目前負責(zé)的所有主要工作，找出哪些工作非自己親自做不可(例如，工作績效評估、管理員工)，然后將其它剩下的工作，依重要性、風(fēng)險度及急迫性的高低分類，決定哪些工作可以分配給員工完成。例行公事的工作或以前員工曾參與的工作(例如，制作每個月的銷售預(yù)算或活動報告)，便非常適合交給員工。

　　此外，主管必須厘清自己想要授權(quán)的原因，不要將“授權(quán)”與“只想丟出不想做的工作”混為一談。如果主管授權(quán)員工是因為員工比自己更有能力完成任務(wù)，或者可以節(jié)省主管的工作時間，那么授權(quán)沒有問題。如果主管只是因為懶惰，或者任務(wù)份量其實很小時，那么還不如自己動手做。研究指出，當(dāng)員工擁有具挑戰(zhàn)性和多元性的工作內(nèi)容時，他的工作士氣會提高;但是如果員工發(fā)現(xiàn)主管只是想占他便宜，員工的工作士氣便會降低。

2、謹慎選擇授權(quán)的對象。

　　授權(quán)的任務(wù)必須和員工的特質(zhì)相符。要把任務(wù)分配給最適合的員工，主管必須對所有員工的技能以及他們對工作內(nèi)容的好惡有所了解，才能選出具有能力及意愿出色完成任務(wù)的員工。

　　3、充分解釋授權(quán)內(nèi)容。

　　主管要確定員工了解授權(quán)的內(nèi)容、任務(wù)在公司中所扮演的角色(包括重要性及急迫性)，并警告員工他們可能會面對的問題(例如，機密信息可能難以取得)。還要向員工說明之所以授權(quán)的原因和對任務(wù)結(jié)果的預(yù)期等，幫助員工全面地了解任務(wù)的意義，避免員工只是單純被賦予任務(wù)。

　　告知員工任務(wù)內(nèi)容后，主管應(yīng)該要求員工復(fù)述，以確認他了解工作內(nèi)容。只是詢問員工是否了解，然后對方點頭稱是，并不代表員工真正了解。有時候成功授權(quán)所需花費的時間和精力，不亞于主管親自執(zhí)行，因而主管必須有心理準(zhǔn)備。

　　4、排定支持措施。

　　例如，告知員工，當(dāng)他們有問題時，可以向誰求助，并且提供他們需要的工具或場所。當(dāng)主管把自己的工作分配給員工時，確定也把權(quán)力一起轉(zhuǎn)交。例如，告訴合作對象，自己已經(jīng)授權(quán)給某位員工負責(zé)分析市場現(xiàn)況，請他以后直接給予該名員工協(xié)助，事先為員工的成功鋪平道路。此外，主管要讓員工了解，他們?nèi)蘸筮€是可以尋求主管的意見和支持。

　　5、做到真正授權(quán)。

　　授予員工權(quán)力和授予責(zé)任一樣重要。主管應(yīng)該相信員工能夠做出正確決定，給予員工完成任務(wù)所需的彈性和自由，不要處處插手。員工是不同于主管的個體，所以主管不要預(yù)期員工會采用和自己一模一樣的做事方式。

　　6、定時追蹤進度。

　　成功的授權(quán)并非在交待完員工的時候便結(jié)束了，主管需要定時追蹤員工的進度，給予員工應(yīng)得的贊賞與具有建設(shè)性的回饋，并且傳達關(guān)心之意，必要時提供員工需要的協(xié)助和指導(dǎo)。主管可以和員工一起設(shè)定任務(wù)的不同階段應(yīng)該完成的期限、評估工作成果的標(biāo)準(zhǔn)、雙方定期碰面討論的時間及項目等，并且確實執(zhí)行這些追蹤檢討。即使定期的會面只是短短15分鐘，主管與員工也可以一起檢視當(dāng)初所設(shè)定的目標(biāo)，防范執(zhí)行任務(wù)可能出現(xiàn)問題。

　　7、任務(wù)完成后進行檢討。

　　主管及員工都可以藉此了解，下次在授權(quán)及接受任務(wù)時，各自可以改進的地方。