OA、ERP整合 中小企業信息化務實思考

然而如今中小企業傳統、復雜、異構的信息化環境卻讓CIO們感到十分棘手，舉步維艱。如今不少中小企業已上馬了三個以上軟件系統，比如OA、 ERP、CRM、HR、BI以及財務軟件，但這些軟件的數據格式、數據庫類別、操作系統、應用系統等都不盡一樣，位置分散相互獨立，甚至一些中小企業在同一個系統下的財務、辦公、銷售、生產等系統也各自獨立。

最關鍵的問題是這些異構系統之間成為多個應用和數據的孤島，難于共享數據和資源，相互之間不能互為數據備份，數據的完整性和可用性差，企業決策者無法集中看到所有關鍵數據，難于及時掌控各種準確有效數據，因而大大提高了企業營運成本，減弱了企業市場快速響應力，也大為降低中小企業綜合競爭力。一些中小企業老舊IT系統甚至“陷于不義”，產生自相矛盾、過時錯誤的數據信息，使企業在錯誤時間錯誤地點做出了錯誤的決策，貽害不淺。

因此面對日益繁復龐雜的IT系統中小企業如何來科學有效地統籌管理?如何將不同時期的不同新舊系統進行整合，簡化管理和操作流程，消除數據孤島、信息孤島，降低IT系統總體擁有成本，提高業務服務水平，發揮最大的效益，并創造優異的靈活性來適應未來的業務變化，是每個中小企業都必須解決的重要而迫切話題。

首先以中小企業最常用的OA、ERP兩大軟件系統的運用及整合為話題，拋磚引玉，重點闡述IT系統兼容、整合的思想、方向。

OA、ERP作為目前中小企業管理兩大軟件，ERP涉及物流、生產、財務等企業數據的處理和分析，OA系統則用于無紙化辦公，是企業的工作審批和知識管理平臺。

ERP在企業運用中包含分銷、制造、財務三大部分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產計劃、分銷計劃、車間控制、質量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業經營管理也需要協同OA辦公系統，OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統等模塊，對于企業的文件、檔案、資料、資產、用品等的管理也是必不可少的。所以OA不能取代ERP，同樣道理ERP也不能取代OA。

然而，在如今以“知識管理”為核心的全新智能管理系統日漸盛行，OA、ERP、CRM等系統陸續引入的同時，許多中小企業不能不面對這樣一個重大事實：這些系統大都自以為是、各自為政，常形成信息孤島，無法形成整合效應來幫助企業進行更高效的管理決策，因此業界一直在努力探索：OA系統與ERP 系統是否存在著接口、集成問題，兩者如何充分融合協同，互為促進，以為用戶單位節省資源、發揮最大效用?

比如，某個大集團下屬企業多，地域大，分布雜，它最大希望就是一個大ERP系統上能具有OA功能，而不需另外再買OA;而對一個中小企業而言，ERP投資巨大，建設周期長，它希望買一個好的OA系統，OA系統也具有ERP部分功能，能滿足一些基本考勤、工資核算等數據分析、統計、匯總功能，而不必再買ERP。起碼，上了ERP也上了OA，企業老總能通過OA的綜合查詢系統可以像閱讀EMAIL一樣方便地了解由ERP系統匯總轉換而來數據、報單吧?而不是各自為政互為割裂，無法調用。

再者，在一個同時上馬了OA、ERP系統的中小企業里，在有關借款報銷的集成上，它很希望能先通過OA系統實現有關支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關發票數據，再進行支付操作;再如有關考勤信息的集成，企業也希望能通過OA實現員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入ERP中的HR模塊進行考勤統計、薪酬計算;還如員工績效考核的集成，企業也希望能通過OA系統進行員工考評文件的審批，審批后把結果寫入 ERP中的人力資源績效考核模塊個人信息中進行細化。

同樣，實現多種產品的整合集成、賦予產品更強的功能也是各種軟件技術發展的一個重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續擴大的趨勢，兼容并蓄企業本身的所有經營業務、企業的辦公業務、企業之間的協同商務業務等。這樣，OA也融入ERP系統中，將企業管理人員在辦公室中完成的全部業務都納入到了其管理范圍內，實現對企業的大部分工作及相關內外部環境的全面管理。

據悉，這種“ERP+OA”的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國際軟件巨頭CIO的關注，并積極推進。

因此，整合中小企業幾大常用管理軟件OA、ERP、CRM、HR等、使之為共同目標運作的集成軟件已成了大勢所趨，未來企業管理系統將向綜合協同管理平臺大步前進，通過類似“門戶技術”對業務系統進行緊密整合集成，使得系統界面統一、流程統一、賬戶統一、數據統一，使得OA、ERP等系統中的各種信息、數據能通過綜合門戶在管理支撐系統中有力展現出來，以提供決策支持、知識挖掘、商業智能等一體化服務。