項目控制的一般方法

  前面的文章已經提到，在項目壽命周期中，最重要的功能之一是項目計劃。但由于項目所具有的早期不確定性，在初始階段確定了項目的范圍和計劃之后，在實施過程中有效的項目控制就成為項目成功的基本要素。特別是在現代大型復雜項目中，項目管理要支配多種組織、復雜的工作和昂貴的資源，要達到在預定的期限內、用有限的資源完成任務的目的，這一切都取決于有一個對項目信息和活動能進行有效控制的系統以及方法。
    傳統的項目控制是以各種文件、報表、圖表為主要工具，以定期或不定期地召開各類有關人員參加的會議為主要方法，再加上溝通各方面信息的通訊聯系制度。而在資源昂貴、復雜并有較大風險的現代大型項目中，就需要開發一個有效的項目管理信息和控制系統。以下將首先介紹項目控制的一般方法，然后介紹一種適用于大型復雜項目的以計算機為基礎的項目管理信息和控制系統的開發與實施方法，最后論及WBS在項目控制中的應用。
1．項目控制的主要文件
項目的任務要求、工作范圍、全部進度和項目規模等一旦明確以后，就應準備項目控制所需的主要文件。這些文件應包括：
①工作范圍細則－－確定項目實施中每一任務的具體業務內容，制定工作變動的基準。
②職責劃分細則－－說明項目實施過程中各個部門或個人所應負責的工作，包括工藝、工程設計、采購供應、施工、會計、保險、成本控制等各個方面。
③項目程序細則－－規定涉及項目組、用戶以及主要供貨廠商之間關于設計、采購、施工、作業前準備、質量保證與控制以及信息溝通等方面協調活動的程序。
④技術范圍文件－－列出項目的設備清單，制定項目設計依據以及所需的技術依據，以及將要使用的標準、規范、編碼及手續步驟等。
⑤成本控制文件－－包括項目總成本預算以及分解到各部門和各項工作的分預算，把不同的帳戶分類編號，列成表格。
③信息控制文件－－規定各種文件、報表、圖表的發放對象和方式、通訊聯系制度以及會議記錄和工作記錄的方法。
    此外，根據不同項目的具體內容，還可增減項目控制文件。項目負責人在對項目進行管理和控制時首要的任務就是在這些文件中明確規定各種有關事項。還應注意的是，項目中的某項工作一旦發生變動，相應的各有關文件均必須修正，然后再執行。在項目管理中缺少信息是很糟糕的，但得到錯誤的信息更糟糕。在工作中，如果一個部門執行的是原始文件，而另一部門執行的是修改后的文件，可以想象，這兩部分的工作協調和結果會變得如何。
2．項目控制的重要會議
項目開始進行以后，要有效地控制項目，一般需要在各個關鍵時刻召開關鍵會議。這是項目管理與通常的直線職能管理的主要不同點之一。例如，以一個企業新建一條電冰箱生產線為例，這個項目進行中的不同階段以及各個階段開始時的關鍵會議如圖5所示。
圖5項目進行中的關鍵會議
    關鍵會議的主要內容是總結上一階段的工作，分析問題，提出新的建議，并介紹下一階段的主要任務和目標，使各有關人員都能做到心中有數，明確努力方向。關鍵會議也是協調各不同學科、不同職能部門之間的人員以及工作任務的重要手段。 
    除關鍵會議外，在項目進行的全過程中，應定期召開例會，如每月一次。會上主要介紹項目進展情況，檢查有無拖期、是否存在問題等，以便及時發現和解決問題。 
    還有些非定期的特別會議，在有必要時隨時召開。比如要訂購大型設備、有重要的分承包要進行、某一活動出現了意外重大變化等等，都需要召開會議。 
    由此可見，項目管理中的會議是很多的。項目負責人若不很好地控制會議，就有可能陷入會海之中。所以項目負責人的職責之一是控制會議的召開，為召開會議作準備，使會議開得有效。 
3．信息控制制度
加強通訊聯系、溝通各方面信息是搞好項目控制的關鍵性一環。為了控制好一個項目，需要進行大量的通訊聯系。聯系的方式很多，如信件、電話、談話、電傳、圖紙等等。這里應遵循以下幾條原則：
①所有重要問題均應有書面材料。任何問題都不能靠記憶，因為任何人都不可能做到永遠記憶并準確無誤。記憶的錯誤會造成損失與扯皮，因此必須用書面材料。
②所有會議都應有正式記錄。
③分發的文件、備忘錄、會議記錄等必須說明要由誰來處理文件中的事項。
④所有來往信件和電函都應編號存檔。如果不編號，函件積累多了就會無從查找。還應記錄信件或電函抄送哪些有關的人。
⑤應保持完整的檔案，有的文件應分別存人不同的檔案。如工程的變動，應同時存人變動檔案和技術檔案。