七技巧提高高管會議的效率

　　許多公司都在白白浪費著它們最寶貴的資源———高層管理者的時間。
　　在一家典型的公司中，高管每個月開會討論戰略的時間不過3個小時，而就是這短短3個小時也難以得到充分的利用，討論不著邊際、缺乏條理，根本形不成有效的決策。
　　高管為濫用時間付出的代價是高昂的。戰略決策的延誤會導致對浪費現象和過高的成本視而不見，在削減成本方面也會由于考慮過于倉促而貽害無窮；在新產品和新業務的開發上錯失良機；在長期投資上也是一塌糊涂。但其實高層管理團隊只要在擬定會議議程和計劃 會議結構的方式上做一些變動，就會使他們的會議效率和效果大為改觀。
　　根據作者所在咨詢公司的研究，一些成功的企業雖然面臨的挑戰千差萬別，但都以某種形式采用了七種通用技巧來管理會議議程，實現了企業價值的大幅增長。這七種技巧是：
　　將運營議題和戰略議題分開處理
　　許多高層會議的議程常常被日常的運營問題所“淹沒”，而留給重大戰略的討論時間非常少。而針對運營和戰略問題分別召開會議，可以避免這種現象。
　　專注于決策，而不是討論
　　要讓高層會議更多地專注于決策，只需一些看似平淡無奇的改變。例如，英國糖果和飲料業巨頭吉百利史威士公司，只對它的高層會議做出了兩項小改動，就大大提高了決策的質量和速度：一是要求所有的閱讀材料至少在開會的前5天分發給參會者，讓參會者能盡早熟悉重要的戰略議題；二是在閱讀材料上附一張標準封面，標明會議目的———分享信息、討論和辯論，還是行動和決策，從而給“行動和決策”的議題留出更多的時間。
　　評估每一議題的真正價值
　　成功的公司會依據“風險值”，也就是每項議題對公司長期內在價值的影響大小，來確定議項的優先次序，把更多的時間花在價值高的議題上。
　　盡快將議題從議程上劃掉
　　從議程上劃掉議題，就同把正確議題列入議程一樣，也需要嚴格的流程。也就是說，議題一旦確定，就需要以明確的方式把它解決掉。這個流程包括一份清晰的時間表，其中詳細地指明團隊成員應何時以及如何就每項議題形成決策，以及最終戰略的審批必須有哪些成員參加。
　　將真正不同的選擇擺在桌面上
　　管理層在對任何戰略進行討論或審批前，必須至少接到3個不同的備選方案，這樣才能盡量保證不會遺漏或忽略一些可能更合適的方法。按照勞埃德TSB銀行的前董事長皮特曼的話來說：“如果想對你要接受的東西有把握，你就必須弄清你要拒絕的是什么。”
　　采取通用的決策流程和標準
　　具有出色決策能力的公司在制定決策時都使用通用的語言、方法和標準。這使它們能立刻處理多項議題，而且這些議題常常不在高層會議議程內。這種方式并不能加快個人的決策速度，但是團隊每年所形成的決策數量要多得多。
　　將決策貫徹到底
　　成功的公司將資源配置與戰略審批聯系在一起，從而使戰略決策能夠落實到行動上。例如，在荷蘭銀行、加拿大鋁業和吉百利史威士公司，戰略規劃的結果是以一份正式的績效合同呈現的，它明確指出了執行戰略所需的資源（時間、人才和資金）以及管理層允諾實現的財務目標。
　　如果有更多的公司意識到高層管理者的時間是它們最寶貴的資源，那么采納上述做法的公司也會多起來，這將確保公司高層專注于最重要的議題，在最短的時間內盡可能做出最佳的選擇。