咨詢工作中的會議管理

 

    開會是一件很麻煩的事情。我個人的體會是，所謂開會，就是人們大聲的說話卻又說不出什么來，最后所有的人都不同意別人的意見。更多的朋友和客戶告訴我，開會純粹是浪費時間，沒有什么效果。

 

    盡管開會如此麻煩，但一個事實卻是：企業(yè)中的各級經(jīng)理以及我們咨詢顧問，每周都會有大量的時間花在各種會議上，而很多事情，確實需要借助會議的形式來完成，尤其是在咨詢過程中，每一個成果，包括設(shè)計、方案、思路等等，大多數(shù)都需要通過會議和客戶討論與商議，會議對咨詢達成起到關(guān)鍵的作用。

 

    既然開會對咨詢工作如此重要，我們就有必要對會議進行有效管理。

 

    一個咨詢顧問，需要參加很多會議，如學(xué)習(xí) 會議、問題討論、總結(jié)、評審等。我認為，一個成功的會議應(yīng)該在如下幾個方面取得效果：

 

    有效——借助會議團隊集思廣益，解決個人無法完成或突破的問題，有效達到會議目標(biāo)；

 

    和諧――營造和諧的氛圍，使參會成員對團隊有安全感、信任感、認同感，從而可以展露個人的才能；

 

    參與――讓每一位成員參與會議過程，是保證會議成功的一個重要條件，要讓參與的人用心關(guān)注，才能使會議得到健全進展；

 

    效率——當(dāng)一個會議成功的要素具備后，能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會，這就是效率；

 

    學(xué)習(xí)――讓參加會議的成員，可以在過程中同時有更多的學(xué)習(xí)機會。

 

    咨詢過程中的會議，咨詢顧問大多數(shù)是以會議的組織者和主持者的身份出現(xiàn)的，若想在上述五個方面達成效果，可以從以下幾個方面進行

 

    1、會議計劃

 

    有效的會議需要良好的計劃，這是保證會議成功的前提。正如我們做 績效 管理 工作，計劃做好了，整個績效管理也就成功了一半。成功的會議同樣如此，所以，在主持會議之前抽出時間進行會議計劃是很有必要的。在會議前，你需要思考幾個問題，即會議的目的是什么、會議預(yù)期的結(jié)果是什么、是否必須通過開會才能達到上述目的和結(jié)果、參加會議的人員有哪些、會議中可能會出現(xiàn)什么樣的問題。

 

    2、過程推動

 

    計劃完成后，則要思考會議過程中的推動策略。作為咨詢顧問，在主持會議之前進行會議的規(guī)則講解將對整個會議的成功起到畫龍點睛的作用。如果會場有數(shù)字投影儀，最好能事先準(zhǔn)備一張PPT，在提前到達會議室的時候，將這張PPT打在屏幕上。可將下面的內(nèi)容當(dāng)作規(guī)則寫在PPT上：

 

    （1）要守時，堅持到底

 

    （2）手機處于振動狀態(tài)

 

    （3）積極發(fā)言，但請針對主題簡短扼要

 

    （4）對事不對人，不做人身攻擊

 

    （5）予以真誠的肯定及贊美

 

    （6）等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言

 

    （7）用積極的話代替消極的話

 

    （8）不要開小會

 

    你最好將以上規(guī)則在會議開始前通讀一遍，有必要的話，你需要強調(diào)。隨即可以將整個會議的計劃公布出來，這樣與會成員就能很清楚整個會議的內(nèi)容，這對主持和控制整個會議都是有效的。

 

    開場白是會議的開始，開場白的時間要盡量短，氣氛稍微活躍就可以了。譬如，將要進行一次職位說明書的評審會議，可以進行這樣的開場白：目前我們已經(jīng)完成了研發(fā)系統(tǒng)的12份典型職位說明書的編寫工作，今天的會議是對這12份職位說明書進行評審，首先請大家大致瀏覽一下所有職位說明書，我們將逐份進行評審，并由我最終定稿。整個評審的時間預(yù)計四個小時，中途會休息兩次，希望各位積極發(fā)言提出好的建議并在過程中進行討論。大家加油！

 

    3、解決問題

 

    在會議過程中肯定會出現(xiàn)各式各樣的問題，咨詢顧問作為第三方人員，需要解決這些問題。有幾個原則：堅持自己的觀點，但要隨著環(huán)境的變化靈活處理你的觀點；思維高度集中，隨時留意會議成員的一些非語言行為，并注意調(diào)整自己主持會議的語氣和行為；注意照顧不同性格特點和心里特點的成員的意見，調(diào)動他們的積極性。這一點很重要，由于咨詢顧問也不是萬能的，特別是對業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不熟悉，更需要調(diào)動與會成員的積極性，引出他們的思想，讓與會成員來幫助你完成咨詢工作中涉及到業(yè)務(wù)的問題就顯得尤為重要。

 

    以下是針對在會議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題的解決方法：

 

    （1）遲到：會議要按時開始，不要隨意更改時間。有些與會成員可能需要多次參加你主持的會議，有必要在會前就制定規(guī)則，并在會議中不時提到這個問題，在會議結(jié)束再次強調(diào)這個問題。

 

    （2）無關(guān)閑聊：你可以根據(jù)環(huán)境的具體情況選擇是否決定停止幾分鐘會議。如果確實需要這樣做，你可以停下來，看著閑聊的人，并微笑著問他們是否可以將談話的內(nèi)容與大家分享。如果他們的閑聊確實影響了你的會議，你可以稍微嚴肅的說明希望所有與會成員都能對會議進程負責(zé)任。

 

    （3）支配欲強的人：對于這類人員，一方面可以給其機會發(fā)表意見，并給予鼓勵，另一方面可以即刻將話題轉(zhuǎn)移到另一位成員。比如，王經(jīng)理在會上總是不斷地發(fā)言，他并沒有意識到自己的發(fā)言阻斷了他人發(fā)言的機會，這種時候，你可以將他的發(fā)言進行轉(zhuǎn)移：張經(jīng)理，剛剛王經(jīng)理提到績效管理過程中考核是最為重要的環(huán)節(jié)，你對這個問題是如何看待的。這樣就很自然地將發(fā)言的對象進行轉(zhuǎn)移。

 

    （4）沉默的參會者：會議中的大多數(shù)人是不愿意發(fā)言的，如果有可能他們寧愿選擇聽和保持沉默，但往往他們的意見對我們的結(jié)果有著很大的幫助。對這類成員，要時不時就將他們拉進討論中，但注意一定不要讓他們難堪。譬如上面提到的辦法，當(dāng)話題轉(zhuǎn)移到沉默的張經(jīng)理身上時，也許由于性格的原因或者他本身還沒有想好如何回答問題，最多停留幾秒鐘的時間，你可以即刻解答問題，或者將話題再次轉(zhuǎn)移，以避免張經(jīng)理的難堪和會議的冷場。

 

    （5）散漫：會議散漫一方面和與會成員的素質(zhì)有關(guān)系，另一方面和會議主持人的控制能力有關(guān)。咨詢顧問面對這種情形，要么請會議中的最高決策人進行干涉，要么停止會議。如果沒有最高決策人進行干預(yù)從而使會議正常繼續(xù)的進行，那么整個會議將不會有任何效果。