問題管理之表達問題“六化”

    一、復雜的問題簡明化

    在反映問題、提出解決問題的建議時，要化繁為簡、刪繁就簡，善于用簡明的語言表達復雜的內容，用簡明的語句總結自己的觀點。

    如果問題比較復雜，可以把問題的分析論證過程作為附件，在主報告中簡明扼要地闡明觀點、提出對策或建議。如果主報告無法簡化，可以用一頁以內的摘要把關鍵問題、解決方案、實施步驟總結清楚。

    表達問題中抓重點也是簡明化的一種方式。例如，一家企業集團對子公司監管涉及很多方面，經過研究提煉，表達為對“兩個人、一個指標”的監管模式，兩個人是指子公司總經理、 財務總監 ，一個指標是指凈資產收益率。

    二、深奧的內容通俗化

    專業人士給別人講解理論或專業術語時往往是晦澀難懂，這反映了兩方面的問題：一是表達能力欠佳，二是不為他人著想。企業的各類工作人員在向非本專業人員表達問題時，要把深奧的內容通俗化。

    例如，一般汽車 銷售 人員都這樣向顧客介紹汽車剎車性能：“這款車有緊急剎車助力系統”，就不如說：“這款車在緊急剎車中，可以縮短剎車距離。”

    再如，邊際效用遞減原理如果要從數學上解釋，其深奧程度夠嚇人的：邊際效用在數學上是效用函數的導數，因為效用函數是單調遞增的下凹函數，函數值單調遞增而導數值單調遞減。你看這玄不玄？如果換為通俗的方式來表達，可以把邊際效用遞減原理比喻為吃蘋果，吃的蘋果越多，感受越差：第一個蘋果挺好吃，第二個蘋果有點膩，第三個蘋果比較煩，第四個蘋果就可能難以下咽了。

    三、零散的問題系統化

    企業運作是一個系統的、關聯的過程，同一問題可能在各部門、各職能有不同的表現。有時，一個部門的問題可能會在另一個部門表現出來。但是，企業的問題往往會按部門分別（可能有先有后）提出來，這樣提出的問題看起來是分門別類的，但實際上往往是零散的。所以，要跨部門、跨職能分析和表達問題才能避免或克服部門劃分、條塊分割導致的認識誤區。

    另一方面，在提交一些包含著利和弊的建議和意見時，對理由和依據進行系統化分析和表達，能夠增加說服力和影響力，有助于上級接受你的建議。例如，一位部門經理報給總經理一份提案，希望給他們部門的獎金總額增加15%，這一提案沒有得到批準。如果部門經理對同行業 薪酬 水平進行比較分析，說明本部門員工薪酬水平比競爭對手低10%以上，并且有一半以上的員工近期提出加薪要求，部分員工因加薪要求沒有滿足而離職，有離職意向的員工也在增多。為了增強團隊凝聚力、戰斗力，擬定了拉開獎金差距、加大激勵力度的方案，為此，需要增加獎金總額15%，希望上級批準。按照這樣的表達方式，總經理很有可能會批準提案。

    四、推理和分析規范化

    推理和分析規范化是指邏輯正確、因果關系明確、前后連貫、條理清晰。這樣能使問題分析具有說服力，也能使表達問題具有感染力。

    有個人覺得餓了，買了一個饅頭吃，沒吃飽，又買了一張餅吃，還沒吃飽，又買了一個包子吃，這才吃飽了。