所有的管理活動都是通過制度體現出來的,而最終都是表現為“表格”形式的在運作,那我們如何提高我們的管理水平的,個人認為還是從制度上做文章。
首先是制度的建立,在制度建立時不要考慮太廣泛,一個制度解決一類問題,不要希望一個制度解決所有問題,例如客戶下單和訂單變更、客戶投訴和退貨、內部計劃流程及考核延誤、模具管理等各項基礎工作,皆是以制度的形式建立起來,一般一個中等規模的企業所有真正關鍵的制度也就五十個左右,企業的每個人都要把制度當作圣旨,因為只有所有人都執行制度,制度才能發揮最大的效益。當然制度建立前期要盡可能民主征求意見,最終將征求的意見匯總分析,找出對對制度執行有利部分,剔除不妥部分,只要這樣,制度才會被大家接受,制度建立完了,不代表可以執行,接下來就是制度的宣貫,確保制度的執行者和被執行者非常清楚制度的所有內容,否則為后期的執行留下的伏筆。
其次是制度的實施,制度沒有很好的實施,縱觀原因,主要有二,其一是領導帶頭不執行,搞特權,這樣制度只是針對弱勢群體,那樣不如沒有制度,所以說領導執行是關鍵;其二是每項制度都有執行者,也就是該流程的主要責任人,執行者做好好先生,不愿意得罪別人,比如訂單達成,主要是計劃負責人執行本制度,如果計劃負責人對延誤與超單熟視無睹,那就無法提高交貨率;比如資金回籠的主要執行者為財務管理人員,如果財務管理人員對資金延誤不追究,不考核,不提醒,那么這份制度也就是一張廢紙。
第三是制度具有時效性,不要指望一份制度執行一百年,制度要根據環境、流程和目標的變化進行修改,例如產品腐蝕,在舊廠由于周圍環境較差強調的特別嚴格,而在新廠環境較好沒有大批量腐蝕,故而進行修改;樣板流程隨著工程部職責的變化也在不斷修改,產品的生產工藝和參數也在不斷優化,產品要求出現兩個顏色后必須對工藝進行完善等,所有的制度是為了滿足目標的,要根據環境、流程和目標的變化進行不斷的修改。
第四是制度內容的完整性,我們很多制度一出生就是錯誤的,制度由目標、范圍、職責、流程、考核和表格組成,縱觀我們目前的制度,很多制度是缺胳膊少腿的,這樣的制度必然造成制度執行的不完善,長期這樣導致制度成為發生事故后的擋箭牌,是推卸責任的保護神,而不是真正為企業目標服務的,所以我們所有的主管要學會寫制度。
制度不斷的完善是一個企業成功的經驗和失敗的教訓不斷總結的過程,所以我們重視制度就是重視企業內部知識和技能的沉淀。今天,我們這里談到的制度是泛指,不但指行政制度,也包括內部的管理流程、工藝文件、質量事故考核等,人們常說“不會總結和反省的民族是沒有希望的民族”,個人認為不會總結和反省的企業也是沒有希望的企業,希望大家一起完善公司的制度建設,確保制度高效、有力的落實。
作者:丁佰勝 廣東志高空調股份有限公司 品質部長