商業需求五步分析法

沒有客戶抱怨過你所發的貨不是他所訂購的東西?有沒有人在你執行一個完全可以順利交付的項目中途改變了主意?你是否碰到過面對多客戶端不同要求的矛盾?你有沒有在自己剛剛認為已經完成產品的時候收到客戶新的要求?

不管是公司的每項新活動、企業的每個新產品還是商家的每個新項目，都是為了針對業務的需要而策劃的。然而我們常常在投入了大量的時間和資源后，卻發現自己身陷設計方案與實際需要不對稱的矛盾之中。

這個時候，一份集中和詳細的商業需求分析就可以幫助你規避這類問題。這是一個發現、分析、定義并記錄與某個明確的業務目標相關要求的流程，而且運用這個流程你可以清晰、精確地對項目進行定義，這樣你就可以評估需要完成此項目所需的時間和資源。

記住，一份好的商業需求分析可以引導你對項目需求進行更加深入地理解，它會幫助你打破砂鍋問到底，讓你挖出每個人都同意的、詳細的、明確的要求。更為重要的是，與其等待一切都木已成舟時再來修改，不如趁著在分析階段找出問題并及時修補來得更加經濟。

許多組織已經建立了流程和方法來進行商業需求分析,而且這些流程和方法也許已經被組織和行業所優化了。如果已經有了，那就大加利用吧！但是，請確保你同時還會考慮下列幾個方面。

步驟1:確認關鍵利益相關者

首先，需要確認誰將是受到項目影響的關鍵人物。這可以通過明確誰是項目發起人入手，這個人可以是內部顧客也可以是外部顧客，但不管是哪個，你都有必要了解誰將對項目展開的范圍有最終的發言權，一個項目的利益相關者眾多，并不只有掏錢的才是相關者。

然后,確認誰將運用這個方案、產品或服務，他們是你的終端用戶，你的項目是為了滿足他們的需求,因此你必須考慮他們的意見。

Tip:

確保你的清單是完整的：記住,產品或服務的終端客戶也許在同一個科室或部門,或者也有可能會分布在您組織內部的不同部門或層級。

步驟2：抓住利益相關者的需求

向每一位關鍵的利益相關者、或是每一個利益相關者集體進行提問,征求他們對于新產品或者新服務的要求是什么，他們期待從這個項目中得到什么?

請記住,每個人都是從他或她自身的角度出發來考慮這個項目的。你必須理解這些不同的思考角度，并把這些不同的需求進行整合以勾畫出一幅完整的圖畫來代表此項目。

在與利益相關者面談的時候, 需要闡明此項目的基本范圍并對此展開討論。否則，終端用戶也許會海闊天空地羅列出許多不同的功能，而它們根本就超出了你項目設計的范圍。如果用戶已經把他們的設想談到細節處了,而最后才得知將不會予以考慮的話,他們也許就會失望了，所以你必須把握主動，控制交流的過程。

您可以運用好幾種方法來理解并抓住這些要求。在此,我們提供您以下4個技巧:

技巧1:與每一位利益相關者或終端用戶進行單獨的面談，這會使您了解每個人的具體看法和需要。

技巧2:進行共同采訪或是重點人群采訪，召開小組研討會。這會幫助您了解信息在不同的科室或部門是如何傳遞的，并確保工作的移交可以順利地進行。

Tip:

在使用這兩個方法的時候,對于每一項要求保持多問幾個“為什么”會是非常有好處的。這會幫助你消除不需要的或是不必要的要求,如此你就可以建立一份最重要的清單。

技巧3:運用“使用實例”。這種以情景為背景的技巧可以幫助你以用戶的身份按部就班地將整個系統或流程走完。它幫助你理解系統或服務是如何運作的，對于搜集功能性要求來說，這是一項很好的技巧，但你也許會需要多個“使用實例”來理解整個系統的功能。

Tip:

對于系統或服務類型相似的，你或許希望發現現有的使用實例，你可以通過這些實例作為你的起點來發展你自己的項目。

技巧4:建立一個系統或產品的模型或樣本，以便讓用戶了解最終的產品看上去是怎樣的。在運用此技巧時，用戶可以闡述可行性方面的問題，他們可以幫助識別任何不相符的問題。你可以運用上面的一項或者是多項技巧來對用戶的要求進行匯總。例如,當你面談以后已經有了一份完整的需求清單時,你那時可以建立一個系統或產品的原型。

步驟3:對需求進行歸類

為了讓分析更加容易操作,您可以考慮將這些需求分組、歸類為4個小組:

功能性需求——這些需求定義了一個產品、服務或解決方案從終端用戶的角度來講是如何產生功效的。他們描述了終端用戶會直接互動的特性與功能。

操作性需求——這些需求確定了在一段時間內為了讓產品或者流程必須發生功效背景下的操作。

技巧性需求——這些需求確定為了成功地執行所需流程以便創造產品時必須考慮到的技術問題。

過渡性需求——這些需求是為了讓新產品或新流程進展順利所要的步驟。

步驟4:解釋并記錄需求

一旦你已經把所有的需求進行了匯總并歸類，確定一下哪個需求是可以實現的,以及系統或產品是如何來實現這些需求的。

為了解釋這些需求,請按照下列提示執行:

1.將需求進行精細地定義——確保這些需求是:

（1） 不是模棱兩可或是含糊不清的；

（2） 表述清晰的；

（3） 每件事情都了解得足夠具體（項目的過度運行以及其他問題常常來自一些了解不夠，認識得不夠或是分析得不夠）；

（4） 與商業需要相關聯；

（5） 清單羅列得夠具體以便建立一個工作系統或是產品設計。

2.對需求進行優先順序的排序——盡管很多需求都是很重要的，但是仍然有些要求是比其他的要求更加重要，而且預算也常常是有限的。因此，好鋼要用到刀刃上，必須確認哪些需求是最至關重要的，以及哪些是“如果有就很好”。

3.對變化的影響進行分析——進行影響分析以確保你充分理解你的項目將對現行的流程、產品和人產生的影響。

4.解決矛盾問題——與關鍵的利益相關者坐下來解決任何矛盾需求事項。在執行這個步驟時，你也許會發現情景分析會很有幫助，因為它會讓所有參與者探討如果項目以不同方式進行將可能出現怎樣不同的“未來”。

5.分析可行性——確認新產品或系統將會如何可靠和容易使用。一項詳細的分析可以幫助您認清主要問題。

當你所有的事情都已經分析好了以后,把你的重要結果和商業需要的詳細報告寫成一份簡報。將此書面報告在重要的利益相關者、終端用戶和開發團隊之間進行傳閱,并要求在一個切實可行的截止日以前予以反饋。這可以幫助你解決余下的任何利益相關者之間的意見分歧,并能夠成為在你和利益相關者之間形成合同或協議的一部分。

步驟5:簽核

最后,確保你所得到的是關鍵利益相關者或關鍵利益相關小組代表所簽署的協議,認為這些要求準確地反映了他們的需求。這份正式的承諾將在確保項目不會遭遇“范圍漸變”中起到重要作用。

一份成功的商業需求分析的關鍵，是識別新系統或新產品將會對終端用戶和利益相關者做一些什么，以及了解他們需要這個新系統或產品做些什么。

你可以運用各種各樣的技巧匯總這些需求,但是要確保這些需求是清晰的、簡潔明了的、與業務相關聯的。這個流程還將幫助你識別并解決任何早先存在沖突的需求問題。

當你完成你的分析以后,把它記錄到書面的報告中，這會成為滿足你的業務或者顧客所有需求的產品合同。