企業制度如何“落地”

　　“管理思想如何‘落地’？”整個課程中，企業文化部分分為：什么是企業文化？

　　如何建設企業文化？

　　企業文化如何“落地”？

　　三個部分。其中，企業文化如何“落地”又分為：

　　企業制度如何“落地”？

　　如何營造健康的文化環境？

　　如何通過激勵控制文化發展過程？

　　本文是其中的第一部分的內容。

　　前面我已經簡單介紹了課程中企業文化部分一共分了三個內容，

　　首先是探討：什么是企業文化？

　　接著我們探討了：如何建設企業文化？

　　還有一個內容就是：企業文化如何“落地”？

　　在探討“什么是企業文化？”的時候，我們認識到：

　　企業文化不僅是一種意識，而且是一種統一的意識，是一種能夠區別其他企業而特有的標志性的統一的意識，只有這樣的文化才是真正的企業文化；同時，企業文化不僅是一種統一的標志性的意識，而且他還必須具備維持這種意識統一方向的能力，只有這樣的文化才是完備的企業文化。

　　在探討“如何建設企業文化？”的時候，我們接著找到了建設企業文化的方法：

　　意識的形成有個過程：感應——心理——意識，那么相應的，企業文化建設也需要通過三個層次的手段得以實現：制度（被動的感應）——環境（被動的心理）——激勵（主動的意識）。

　　講到這里，大家是否感覺到企業文化能夠“落地”了呢？只要我們真正做到了“制度——環境——激勵”三步曲，確實是能很好的建設企業文化，甚至，只要我們做到了從制度到環境的轉變，我們也能建設出一個很不錯的企業文化來。

　　但是，大家還記得我在課程開始的時候，分析“管理思想為何很難‘落地’？”時，提到的第二個主觀原因是什么？

　　對，就是“只要…就…”心理。現在，我們是不是也有這種心理了呢？

　　呵呵。確實，光感覺能“落地”是不夠的。回到我們企業文化的話題上來。大家想過沒有，前面不管是分析“什么是企業文化？”還是“如何建設企業文化？”，這兩個部分，不管聽起來邏輯有多么嚴謹，但他們始終還是停留在思想上。現在，管理界有很多大師們在談企業文化“落地”的問題，提出了各種各樣的觀點，但這些觀點實際上還是理念，還是思想。可是，我們想過一個問題沒有，我們探討的話題本身就是一個思想和理念如何“落地”的問題，而我們卻偏偏用另一種思想和理念來讓我們的思想和理念“落地”，用“思想”讓“思想”“落地”這本身就是個矛盾，這也正是我們容易產生“只要…就…”心理的最直接最主要的原因所在。

　　在課程一開始，我們通過一個簡單的游戲得到了一個結論：

　　通過對3000余家企業的實地調查，我們發現，當企業發展到一定階段的時候，就會出現各種各樣的管理問題，其原因并不在于管理者或員工的素質和水平下降，而在于：以信息流為核心的基礎管理建設沒有跟上企業業務發展的步伐。

　　其實，這里我們已經把問題的根本性原因提出來了，我們很多管理思想不能“落地”的根本原因在于“信息流”，而“信息流”本身已經超出了思想和理論的范疇，所以，我們在整理好自己的思想和理論的同時，還必須借助對“信息流”更有力度的手段或工具，這就是目前越來越多的企業家認識到的企業信息化。

　　由于我們今天的主題不是企業信息化，所以，這里我們不做進一步的展開，而是借助其中一種信息化手段——用友協同管理系統A6，來進一步探討，企業文化如何真正“落地”的問題。

　　一、 企業文化如何“落地”綜述

　　這里，我對企業文化如何“落地”做了個簡單的綜述，我不展開講了，主要內容是：企業文化建設必須注重細節；企業文化建設是個長期的過程；企業文化一定是可控的。

　　這些內容大家會在后面的探討中逐一體驗到。

　　這里，我想提到的是，企業文化建設的心態，我們有句古話：病來如山倒，病去如抽絲。企業文化非常類似于我們身上的“病”，這句話不好聽，但很實在。我在接觸到的一些企業老總中，有些老總性子比較急，希望能夠通過重拳出擊的方式迅速建立起自己健康的企業文化，非常困難。

　　前面我們已經探討了，企業文化實際上是企業意識層面的東西，這實際上已經決定了企業文化建設必須注重細節，而且一定是一個相對長期的過程，雖然如此，但是值得肯定的是，企業文化建設卻一定是可控的，這一點我們可以在“制度——環境——激勵”三步曲中，尤其是激勵中得到體會。

　　下面，我們就第一個文化建設手段——制度的“落地”問題展開探討。

　　企業制度該如何“落地”呢？

　　二、 讓制度更貼近員工，讓員工真正用起來

　　大家都知道，企業制度是規范公司員工行為最基本的手段之一，理想狀態下，我們的制度應該時時刻刻出現在并且規范到員工平時工作的細節中，可實際上卻非常難。

　　在這里，我先請問大家一個問題：在座的記得自己公司上下班時間的請舉手。

　　呵呵，幾乎都記得。

　　那好，記得出差流程和補助、報銷標準的請舉手。

　　只有一半了。看來舉手的這一半都是經常出差的。

　　記得婚假、產假流程、天數和工資情況的請舉手。

　　只有2位，都是女士。您是哪個部門的？

　　“我是人力資源部的，公司有人請過婚假和產假。”

　　那您呢？

　　“我是財務，而且我剛請完婚假。”

　　這是一個很現實的問題。我在這只是問了跟大家比較相關的考勤制度一種，還有公司其他制度，比如招聘制度、保密制度、固定資產管理制度、檔案管理制度等等大家還記得么？

　　我們幾乎記不住公司現有制度的內容，這是個非常現實的問題。我們記住的往往都是平時能接觸到制度。

　　那么，我們什么時候會接觸到我們的制度呢？

　　是的，一般兩個時候，一個是剛入職的時候，另一個就是員工受到處罰或者用到制度的時候，而平時大量的工作時間中，我們的制度僅僅是行政部柜子里那厚厚的一堆紙而已。

　　而且，我們學習制度，也只是粗略的，草草閱覽而已。原因很簡單：一方面，我們的制度很長，很厚，很枯燥，真的很難有人能認真學下來；同時，我們往往只對跟自己眼前“有關”的事物感興趣，而跟我們眼前“有關”的除了作息時間，其他大量的制度幾乎都屬于“無關”的范圍；更為困難的是制度的更新，我們更新一個制度時，馬上會公告出去，把新制度帖到公告欄中，可是，我們卻發現，我們貼上去的紙張都掉了，我們員工還是沒能“學”好新制度。

　　所以，我們應該認識到，制度真的不是學的，而是用的。

　　問題是，如何才能真正“用”起來呢？我們不要期望著我們的員工能把制度學好，都記住，然后在工作中就按我們的制度來執行。通過這種方法來“規范”我們的員工，效果可想而知。這就是我們企業制度很難“落地”的根本原因，我們必須把制度真正溶入到員工的工作細節中，在細節中去規范，只有這樣，我們的制度才可能真正“落地”。

　　要想讓制度“落地”，光靠這個規定，那個規定，靠制度本身來“落地”，你會發現，很難，你總是無法讓制度深入下去，沉淀下去，始終都是漂著的。

　　那么，如何才能做到“落地”呢？

　　靠制度本身是不現實的，我們需要借助其他手段來幫忙。下面，我們就借用用友A6協同應用系統來探討。

　　利用用友A6協同應用系統讓制度真正用起來，可以分成兩個層次：將相關制度時時放在員工眼前，及時查詢；將制度變動內容針對性的及時準確的通知相關員工。

　　下面，我們逐一探討。

　　1. 將相關制度時時放在員工眼前，及時查詢

　　這是最簡單的一種方式，也是最基礎的一種方式。在A6中，我們把所有的公司制度都放在辦公系統中，公司所有職員都能夠根據系統設置好的權限進行查詢。

　　這樣，不僅方便了員工了解和運用制度的操作，同時也可以在一定程度上讓員工與制度貼得更近，讓制度在初步層次上進行規范。

　　2. 將制度變動內容針對性的及時準確的通知相關員工

　　這是制度“落地”的第二個層次，相對于第一個層次，針對性更好，時效性更強，而且，最大的好處是能夠很好的規避掉制度變更帶來的推廣問題。

　　我們將變更后的新制度，針對性的發給每個相關人員，這些，所有相關人員都會收到系統自動的提醒，通知他與他某項工作有關的制度有所變動，請及時查詢。這樣以來，員工就與制度“相關”了，只有“相關”了，員工才會及時重視它。

　　這兩個層次依然還是停留在“學”和部分的“用”上，而且，更多的還是要依賴于員工自身的主動性。制度要想“落地”，要想真正能從細節中規范員工的行為，實際上還是有一定困難。

　　那么，如何真正做到制度主動的規范到員工的行為細節呢？

　　三、 將核心制度轉化為表單和流程，直接規范到員工行為

　　剛才，我在問大家制度的問題的時候，不知道大家發現沒發現一個現象，不管是考勤、休假還是申請等各種制度，實際上核心的就是在強調和規范三個東西：流程；數據規范；權限。

　　這實際上就是制度的核心內容所在，或者說，就是制度的骨架。大家想想，我們的考勤制度、休假制度、報銷制度、財務制度、檔案管理制度、固定資產管理制度等等，其實都是在強調和規范這三個元素，只是各自強調的重點會有些差別而已。

　　而現實中，恰恰就是這三個看似簡單的元素不斷的困繞著我們。我們是不是經常看到或者自己遇到：報銷時票帖的不對，要重新帖；不同額度的申請或報銷要找不同的領導，于是我們問來問去，跑來跑去；我們上報請示后，總是感覺石沉大海，不知道走到哪一步了，找領導吧，不僅不知道該找誰，還怕打擾了領導，不找吧，萬一領導沒看到怎么辦，心總是懸著；……

　　這些在傳統的管理模式中是很難處理的，也不是用“思想和理論”能夠很好的“落地”的。為了這個問題，不少公司，尤其是大中型企業都設立了專職崗位，專門幫助部門或公司其他人員進行報銷等事情的處理。

　　那么，我們能不能用A6的信息化手段來更好的處理呢？

　　其實用A6中的表單和流程就能將這些只能看的紙質條款實實在在的直接轉化為日常的工作規范，我們的員工甚至并不需要學習和記住制度的具體內容是什么，在實際工作中，系統自動幫我們嚴格按照制度執行下去。

　　比如報銷制度：

　　當我們員工需要報銷的時候，沒有必要記住各種報銷的制度，只要到系統模版中找到相應的報銷模版，系統自動根據員工的身份判斷其應該走的流程，然后調用模版。

　　我們員工只需要填好數據，然后點擊「立即發送」就可以了。以往員工發起一個流程（報銷、申請、請示等等）后，總是感覺石沉大海，現在，當員工發起一個流程后，不僅可以隨時查看到該流程的進展情況，走到哪一步了，各個領導都是怎么批的，而且，還可以方便的與流程中的各個領導進行補充、回復等交流。

　　這樣以來，我們不僅將臃繁的制度條款直接“落實”到了員工工作行為的細節中，時時刻刻規范了所有員工的行為，而且，還大大降低了員工的心理負擔，讓每個員工在被“規范”的同時還能享受到被“規范”的快樂。

　　這就是利用用友A6幫助企業實行制度“落地”的過程。