CHO們談如何管理時間

        這兩年一些管理者由于健康問題而去世，其實就是一個時間管理問題，為時間所累，為工作所累。

    已經(jīng)逝去的管理大師彼得·德魯克提出了幫助管理者管理時間的三個方法：第一步是記錄其時間耗用的實際情形。第二步是要做有系統(tǒng)的時間管理。在進行時間管理的過程中還要問自己三個問題：1.首先要找出什么事根本不必做；2.時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果；3.管理者自己可以控制并且可以消除的——管理者浪費別人的時間。

    在他看來，如果把握住這些要素，就能夠成為卓有成效的管理者。

    聽起來挺美。但是又看到周圍同事和朋友疲憊的面孔，聽到周圍不少年輕的企業(yè)家或職業(yè)經(jīng)理人勞累而死的消息，不由得慨嘆，我們真的會時間管理嗎？

    前西門子高級副總裁張敦杰先生、北京中科三環(huán)高技術股份有限公司副總裁張瑋先生對時間管理的理解和應用有著自己的一些體會。

    圍繞目標主動管理時間

    “這兩年一些管理者由于健康問題而去世，其實就是一個時間管理的問題，為時間所累，為工作所累，而不是主動性去利用時間，所以這不叫主動性的時間管理。”張瑋表示自己利用時間本著一個原則，就是不讓時間白白的浪費掉，要讓時間為自己所用。

    張瑋認為時間管理應該被管理者當作一種本能，應該讓所有的時間都圍繞著近期和遠期的目標去管理，逐步形成一種下意識的本能，沒有目標談時間管理就是空談。

    而且時間管理一定要采取主動的態(tài)度而不是被動的態(tài)度。比如最近工作比較緊，我要抓緊時間，所以我要進行時間管理，或者最近我發(fā)覺自己有不足，所以才去確定目標進行補習，也就是俗稱的缺啥補啥，那就是被動的時間管理。因為你在隨著目標跑，而不是目標隨著你跑。應該是給自己制定一個長期的計劃，比如現(xiàn)在的職業(yè)規(guī)劃，其實就是給自己制定一個長期計劃，然后按部就班去逐步實現(xiàn)，讓一切目標都屬于可控范圍之內(nèi)，這才是主動的時間管理，管理者尤其需要這樣。

    “真正能夠充分利用時間的人，他對時間管理的概念并不強，因為對他而言這就是應該做的，沒什么大不了的或是沒什么特殊性，把這種習慣變成骨子里特有的東西，變成簡單的本能。千萬不能最后成為為時間所累的人，就是時間是充分利用了，把自己反而給累垮了。”張瑋反復強調(diào)。

    他還總結了達到本能的三個重點：1.目標要清晰。不管你個人職業(yè)生涯發(fā)展的目標還是工作目標，都要清晰，目標還要到位。既然是為了實現(xiàn)目標，目標訂下來了，就要有高度的責任感。2.要對自己選定的一系列目標抱有飽滿的熱情和積極的心態(tài)；3.克服從眾心理，不要做無謂的事情。比如別人請你參加某活動，而這個活動和你沒有什么直接聯(lián)系或幫助，而你是礙于情面要去，這樣的活動盡量不要參加。

    讓大腦成為多核處理器

    在我們的日常工作中，本來制定的日程計劃 卻突然被一些電話或來訪的客人所打亂，這時候的時間如何進行管理？

    “這時調(diào)整的時間、速度，調(diào)整的效率。”張瑋認為這是評判優(yōu)秀管理者的一個指標。他經(jīng)常給下面的管理干部做這樣的實驗：給他們?nèi)昼姇r間來做一篇即興演講，但他會在兩分半的時候去干擾對方，打斷對方的思維。之后再讓對方演講，要求對方不但要把這個被打斷的激情接上，有一個酣暢淋漓的結尾，還要把這件被打斷的事情也能夠處理好。

    通過這樣一個實驗，實際上就是對一個人的邏輯思維能力、應變能力的考驗，考驗他在同一時間處理很多不同事情的能力。“這實際就像計算機里的CPU，你不能任務一多就卡殼，所以好的管理者能在同一時間處理非常多的事情和矛盾。”張瑋認為任何人剛剛成為管理者的時候，就像一個低頻處理器，同一時間往往只能處理一件事情。隨著不斷學習和實踐，有些管理者能夠在同一時間處理多個事情，就可以升級為高頻處理器。

    “我以前工作時也煩別人打斷我，思路斷了就容易顧此失彼，或者這個時候我不知道自己應該抓什么，應該放什么，抓什么似乎都不合適，放什么似乎都覺得可惜。現(xiàn)在當我被打斷的時候我立刻就要讓自己冷靜下來，我就開始想目前的局面中哪些事情才是最主要的，他們的先后次序是什么。要抓住主要的矛盾，其他問題自然迎刃而解。這個能力要不斷去摸索，不斷去鍛煉，確實需要一個過程。”

    張敦杰評判的標準就是關鍵看正在做的工作是否重要。如果非常重要，即使是再熟的朋友，他也會說抱歉，然后再另約時間或者等他把事情處理完再約見，只要解釋清楚了大家都理解。如果這個電話或訪客都重要，那就按照正在做的工作和這個電話或訪客的重要性，計劃 副手或相應的負責人先接待。一定要按照輕重緩急的順序來計劃 ，不能著急。

    每日三省

    “我特意把手表擰快5分鐘，我就永遠比別人快5分鐘，如果有一個會議或一件非常重要的事情，我是按照自己手表的時間來看的，只有比別人提前幾分鐘。”對在德國西門子公司陶冶了六年的張敦杰而言，時間必須按照分來計算，他非常欣賞德國人的守時，他甚至把德國的強大也歸結于對于時間的珍視和管理的結果。反觀國內(nèi)的很多企業(yè)和會議——不守時，經(jīng)常遲到而不自知，他對此毫不掩飾自己的反感。“時間觀念是責任感的一部分，你對一個單位、一個項目、對你的上級、對你的客戶，包括對你的下級，都要有責任感。”

    張瑋對此持相同意見，但他還認為時間觀念的強弱還和這個人的性格有關系，不同性格的人對時間的珍視程度不一樣，也導致了他對時間的管理會產(chǎn)生差異。

    及時對自己進行盤點，對自己的大腦進行梳理，對時間的利用就會提高。“我每日 起得很早，五六點就醒了，躺在床上我就開始想，今天要做哪些事，昨天做了哪些事情，哪些做得比較好，哪些有不足，如何解決。盤點自己的行為，盤點自己的工作，包括自己的資源。不斷找到自己的不足，不斷去彌補這種不足，不斷進步。”張敦杰認為這是他這些年養(yǎng)成的一個習慣，要能長時間的堅持才能產(chǎn)生效果。

    其實，2000年前孔子的弟子曾子在《論語》中說：“吾每日三省乎己”其實就是最早的時間管理，一天數(shù)次反省自己，才能很快地進步。

    “作為管理者，永遠要做到大事小事心里一清二楚。晚上盤點是盤點當天的事情，早上盤點是回顧昨天的事情，考慮今天的事情，按照輕重緩急的次序，我就知道哪個項目我需要過問一下，知道它的進展，哪個項目我需要監(jiān)控一下，哪里出問題了，如何處理。”張敦杰說。