會議的第一殺手

　“簡直糟透了。不僅我覺得無聊,其他人也都覺得無聊。誰都提不起興致。我很不善于組織這種會議。但是這些會議又很重要。我必須做得更好。我得找出一個更好的辦法。”

　　大約7年前,我在日志中寫下上面這段話。我還記得那次會議,就是它最終讓我改變了組織會議的方式。大約10個人參加了那次為期兩天的會議——包括CEO和他的直接下屬。為了不被打擾,我們選擇了在酒店開會。會議的目的是討論并決定下一年的計劃。這是一次外出戰略會議。

　　我為那次會議做了細致的準備。我跟團隊里的每個人單獨面談,了解他們對公司戰略的想法,以及成功實施戰略可能碰到的阻力。根據他們的想法,我設計了兩天的會議流程,并讓每個人準備了PowerPoint幻燈片,陳述各自領域的戰略。

　　結果呢？當每個人站起來陳述各自戰略時,其他人要么走神,要么挑刺兒。

　　多數幻燈片陳述都會招致這兩種反應,因為多數幻燈片都做得很漂亮,內容也很完整,它們在設計上就是為了讓聽眾滿意,向聽眾證明陳述者知道自己在說些什么。聽眾走神是因為不需要他們做什么;聽眾挑刺兒是因為,如果不走神,那么當有人想證明自己的陳述天衣無縫時,挑刺兒就是聽眾可做的最有意思的事。

　　于是,在此后的7年里,我在外出會議的設計上,做了很多嘗試:開展團隊建設活動;會議期間我一直待在房間前頭;會議中我一點都不參與;我傳授一些必要的會議技能,如溝通、團隊互動等;我讓CEO主持會議;完全不讓CEO參與會議;還有其他數十種方法。

　　漸漸地,我找到了影響會議成敗的最重要因素:PowerPoint幻燈片。最有成效的會議都不采用幻燈片。

　　幻燈片陳述不可避免地會淪為獨白。它關注的是答案,每個人都面對著屏幕。但是會議應該是有對話的。會議的重點是問題,而不是答案,與會者應該面對面。我知道這聽起來有點夸張,但我發現連投影儀的嗡嗡聲都會影響談話。

　　開會的成本是很高的,因為你把一些高薪者同時聚到了一個房間里。因此,會議應該用來深入討論問題,而不是相互通報進展。

　　試試這樣做:不要讓高管們去準備清晰的、深思熟慮的幻燈片來陳述各自的業務,而是讓他們去主持非正式會議,討論同事的業務,并使用活動掛圖來收集重要想法,得出結論,決定行動方案。

　　在會前,給每個高管分配一個其職責豎井之外的問題。生產方面的問題,可以分配給銷售主管;營銷方面的問題,可以分配給運營主管。高管的任務是調查這個問題,并準備一些想法和解決方案,以供討論。

　　這樣做,可以打破人們的職責豎井,表明大家共同擁有這家公司,同時不會讓人們對自己的業務過于感到自豪或過于維護。換句話說,它會讓會議更加真實。

　　在會議結束前,留出至少一兩個小時,制定溝通計劃來傳達做出的決定。讓我感到有點驚訝的是,在決定該傳達哪些內容時,總會出現那么多的前后不一致和意見分歧。

　　當然,會議的成功還取決于其他很多因素。但是不使用幻燈片這條原則影響最大,因為它能把與會者的精力都集中到解決問題上。

　　我在主持外出會議時,總會有點緊張,因為如果會議進展順利,它就無法預測。想法、見解和解決方案不斷涌現,但如果沒有現場與會者的參與,這些是不可能出現的。爭論隨時可能出現。不過,讓外出會議無法預測的因素也正是讓它激動人心和有價值的原因。

　　上周,我花了兩天時間,為一家大型科技公司的CEO和領導團隊主持了一次外出戰略會議。該公司增長快速,出現了一些良性的、但也很現實的問題。每個高管都就同事業務中的某個問題支持了一場對話。每場對話最后都形成了一個意見一致的行動方案。所有這些都是在沒有投影儀的嗡嗡聲中完成的。

　　會議最后兩小時討論了如何向公司其他人傳達我們的決定。會后,一向認為開會是浪費時間的首席財務官轉向我說:“這兩天的會還真有用。”

　　這話從他嘴里說出來,那真是太難得了。