無效的會議管理導(dǎo)致企業(yè)管理混亂

中國是一個文山會海的國度，君不見打開電視新聞頻道，從中央到地方，無不是會議報道。好像只有會議才能顯示領(lǐng)導(dǎo)的存在，好像只有會議才能解決問題，好像離開了會議，這個社會就不能正常運轉(zhuǎn)了。

　　企業(yè)也是如此，沒有會議，干部就無法展示權(quán)威，沒有會議，老板就不能發(fā)號司令。對一個企業(yè)而言，其實會議本身才真正是問題的根源是一切管理混亂的根源。

　　沒有制度或者有制度執(zhí)行不了，靠會議;有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會議;有投訴、有質(zhì)量問題，沒有人解決得了，靠會議;有臨時任務(wù)、有上級指令，要布置，靠會議……總之，沒有規(guī)范的企業(yè)，一切工作靠會議。會議無規(guī)劃、會議無主題、會議無目的，會議隨時可能召開，會議隨時可能延長、會議常常老調(diào)重彈，會議往往議而不決。會議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實際問題。

　　說起開會，很多企業(yè)的員工都會心生恐懼。會議并不殺人，為何會生恐懼呢?有個企業(yè)的員工告訴我：對他們而言，會議就是煎熬和折磨。說好三分鐘的短會，不超過半小時不會結(jié)束;說好二個鐘頭的會議，沒有半天下不來。領(lǐng)導(dǎo)出差前要開個會，叮嚀叮嚀;領(lǐng)導(dǎo)出差后，見聞要介紹介紹，當(dāng)然忘不了對其出差期間犯錯誤的員工要清算清算。領(lǐng)導(dǎo)參觀一下別的企業(yè)，發(fā)現(xiàn)有差距，也要回來罵罵員工為什么你們沒有別人做得好?會上總是老板或上司在教訓(xùn)員工好像企業(yè)的所有問題都出在員工身上。今天張三挨罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰。這樣的企業(yè)，員工有沒有別的病不清楚，但一定少不了會議恐懼癥。

　　我曾經(jīng)是無效會議的政治犧牲品，就因為一次對徒有形式而無內(nèi)容的冗長會議無法忍受中途退場，導(dǎo)致了我政治生命的終結(jié)從入黨積極分子變成了永遠(yuǎn)與黨無緣。當(dāng)我在企業(yè)擔(dān)負(fù)一定的職務(wù)之后，我不敢亂開會，也不敢開長會，每次會議我都認(rèn)真準(zhǔn)備，每次會議我都預(yù)報時間并且承諾絕不超時，因為我不想自己也成為別人中途退場的會議主持人。我發(fā)現(xiàn)認(rèn)真準(zhǔn)備、掌控得法，會議也是推動工作的有效手段。因此，我想對會議的作用、意義以及會議管理辦法談?wù)剰垏槔蠋焸€人的經(jīng)驗和體會，以供希望從會海中解放的企業(yè)借鑒和參考。

　　一、會議的基本作用

　　會議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗、討論事項、分析問題、研究對策，一言以蔽之就是做出決策。

　　也就是說每次會議都有特定的主題，都有需要解決的問題，只要圍繞主題、集思廣益，達(dá)成問題解決的目的就行，這樣的會議才有意義。

　　二、會議的管理辦法

　　一個企業(yè)每年應(yīng)該召開的會議其實是屈指可數(shù)的，固定會議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會、半年總結(jié)會、月例會、周例會之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規(guī)會議，也可以稱之為臨時會議。

　　企業(yè)必須建立會議管理制度或者是會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點、會議召開時間長短、會議發(fā)言順序、會議成果做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。

　　對各種臨時會議實行申報審批制度，可以制訂《臨時會議申報審批表》，對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項、解決問題、會議時間地點等事先做出規(guī)劃，事后進行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。

　　企業(yè)必須把握一個原則：可開可不開的會議堅決不開。

　　企業(yè)如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。

　　三、主持會議的技巧

　　會議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：

　　1、事先做好規(guī)劃，確定會議主題、討論重點、解決途徑、發(fā)言順序，并設(shè)計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題;

　　2、掌控會議進程，啟發(fā)與會者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發(fā)展;

　　3、及時機智打斷無關(guān)會議主題的提議和發(fā)言，保持會議主題不動搖;

　　4、在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局;

　　5、在會議討論熱烈時，要善于引導(dǎo)，對建議性意見及時給予鼓勵;

　　6、注意眼觀六路、耳聽八方，對內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動給予發(fā)言機會，不使每一個出席者受冷落;

　　7、適時歸納總結(jié)，問題解決了，及時宣布散會。

　　8、對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。

　　9、會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后半個工作日內(nèi)發(fā)放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)放;

　　10、做好會議跟蹤，確保會議決定事項得到落實。

　　如果一個企業(yè)想從會海中解放，就必須對會議進行管理。