福利管理：外包對總擁有成本的影響

管理層以各種指標來評價各部門履行職能的績效，如成本、服務、質量和風險。不同公司采用的標準大同小異，但是采用這些標準比較的挑戰在于：

　　不同公司采用不同方法計算所有成本，某個職能在某些企業的組織單元間分散執行，而在另外某些企業集中執行某些企業將某一職能外包，而其他企業在公司內部處理，以及企業在做比較時沒有行業標準。

　　但是如果采用總擁有成本模式進行計算，這些挑戰就可以得到解決。

　　SOURCINGANALYTICS機構針對醫療和福利管理的成本展開研究，并將在企業內部處理的

　　成本和外包給AutomaticDataProcessing公司的成本進行了對比。研究發現，平均而言，每位員工的福利管外包成本要比在公司內部開展的成本低。

　　此外，在外包同時使用ADP員工呼叫中心支持的企業，其每位雇員的平均成本要比有外包但未使用呼叫中心的企業低。

　　本白皮書是量化福利管理成本的首個研究。雖然之前有不少研究涉及到了醫療開支，但是并未與管理聯系起來。

　　本白皮書由AutomaticDataProcessing，Inc.贊助制作。白皮書將對研究方法進行介紹，并詳細闡述以下主要發現：

　　平均而言，外包福利管理比公司內部管理成本低。

　　在外包同時采納員工呼叫中心服務的企業，其平均TCO要比單單外包,為采用呼叫中心的企業成本低。

　　上述成本關系在各類規模的企業中都存在。

　　無論福利項目的復雜性，上述成本關系俱適用。

　　本研究發現，外包福利管理的企業員工比在內部管理福利的企業員工更傾向于使用基于網絡的雇員自助服務技術，這進一步降低了成本。

　　OURCING ANALYTICS機構受ADP委托，針對擁有超過1干名雇員的企業展開調查。本研究的目的是：

　　明確醫療和福利管理的TCO組成，

　　確定醫療和福利管理的總擁有成本，以及

　　將內部管理的成本與外包給ADP的成本進行比較。為了收集到完成本研究所需的數據，SOURC，NG ANALYTICS機構設計了一個獨立的調查工具，并在2005年第二季度推出。接受調查的人士包括福利管理的負責人。在2005年7月31日前

　　收到所有回復，所有企業提供了關于其內部成本或者外包給ADP的費用，所有調查人員都得到一份量身定做的報告。

　　為了確保所有TCO都以同樣的方式計算，SOURCING ANALYTICS機構為TCO各組成收集好成本信息。作為調查的一部分，提供了各組成的詳細描述，所以SOURC，ANALYTICS機構能精確確定成本的每個部分。數據不在正常的分布范圍內的，將聯系受訪者確認，如果是錯誤將糾正，如果是例外情況將保留。未經受訪者認可和同意，數據不會做任何修改。

　　對于本研究，TCO被普遍接受的定義為:

　　初始系統安裝成本

　　最后一次重大升級的成本

　　管理的人工成本

　　管理的非人工成本(企業管理費用，設施

　　維護系統的人工成本

　　維護系統的非人工成本(企業管理費用，設施，維護合同等

　　ADP費用。

　　不論管理采用何種服務的模式，此方法旨在收集所有成本調查設計為收集公司內部成本和外部成本，無論是外包費用、咨詢費用、系統費用等。雖終的TCO計算模式在每個接受調查的

　　組群中都是一樣的。

　　醫療和福利管理的定義，對于本調查如何收集信息非常關鍵。對管理不同的看法將導致不同的結果。

　　本研究，該管理被定義為：

　　確定系列福利方案是否適用，

　　向員工介紹適用的方案，

　　在雇傭時管理福利申請，

　　基于狀態改變管理福利申請，

　　在年度福利申請時管理申請，

　　管理運營商廂利提供商網絡中的數據流，

　　以及管理薪酬系統中福利扣繳信息流。

　　涉及計劃類型包括標準醫療和分組福利計劃類型。對于本研究，考慮了一下福利類型：

　　醫療 補充LTD

　　牙醫 意外死亡及斷肢

　　視覺/聽覺 個人負擔

　　基本員工壽命 FSA

　　短期殘疾 FSA

　　補充STD 通勤福利

　　長期殘疾 長期護理

　　補充壽命自愿福利

　　36家公司參與了本研究。

　　20家公司在內部管理福利

　　16家外包給ADP。

　　企業平均規模為5,700名員工。

　　平均享用福利的員工人數為4,155。

　　外包給APD的企業福利管理平均TCO比在公司內部處理的企業低。在內部處理的企業中，每位員工每年的平均TCO為199美元。

　　參與調查的ADP客戶的平均TCO為165美元。平均而言，外包TCO比內部處理的TCO低17%。

　　平均中間值的差異更證明了這個現象：210美元vs.154美元，外包給ADP的客戶的TCO乎均中間值比內部處理的低27%。

　　本研究第一次為行政費用比較提供了比較標準。毫無疑問，外包比公司內部處理更能節約成本，但是卻不意味著外包一定就能節約成本。事實上，在調查中我們發現，對于兩種服務交付模式，都有公司在平均線上或線下。

　　本研究表明，如何外包，對TCO有著重大影響。如果我們細分外包給ADP的企業，可以發現44%的未簽訂員工呼叫中心支持的合同，而56%的簽訂了該合同。我們分別計算了使用ADP呼叫中心服務企業和未使用該服務企業的平均TCO。我們發現之間有著顯著差異。對于在其外包協議中加入了員工呼叫中心服務的企業，其平均TCO比有外包但未含有該服務的企業低，平均TCO為182美元vs.151美元，中間值為151美元vs.138美元。

　　由此我們可以得出結論，外包比公司內部更節約成本，而綜合性的外包解決方案將提供更大的成本節約機會。最大的節約帶呼叫中心的外包平均可比公司內部處理節約24%的成本。

　　人們普遍接受，外包行政職能更符合成本效益，但這也取決于公司規模以及所要外包服務的性質。對于某些行政職能，小公司可能受益最大。 對于某些職能，只有大公司可能才享受到外包的優勢。

　　為了更好地理解福利管理這一動態關系，我們針對公司的平均TCO展開分析。為了便于對比，企業規模確定為有權享用福利的雇員數量，并分為1，000-1，999人：2,000—4,999人：以及5,000人以上三組。

　　我們發現，公司內部、外包和含有呼叫中心外包的成本關系也是存在的。這三組展示出每個不同規模組群的成本關系是相對一致的。

　　在每個規模組別中，我們都能看到外包TCO比內部處理更低。我們也看到，一起外包呼叫中心是成本最低的。

　　請注意，在研究中，所有外包給ADP的,享受福利人數超過5千的雇主都將選擇將其呼叫中心外包。

　　特別有趣的是，在1000—2,000名雇員的企業中，也可以從外和呼叫中心服務中受益。這個組別中企業的平均TCO比在內出處理的同類規模企業低26%，且比未外包呼叫中心的企業低17%。

　　一般來說，人們認為越是復雜的福利計劃，其管理越困難，成本越高。

　　但是如何界定復雜性?對于本研究，我們將復雜性定義為規劃方案的數量，以及需要報告給運營商的數據數量，等等。當以這種方式打分，研究對象的平均復雜性為35.8個“復雜點”。

　　復雜性的中位數為28個復雜點。為了便于比較，我們將復雜點在30和以上的所有企業歸為高復雜性，在29或以下的所有企業歸為低復雜性。

　　我們發現，平均而言，復雜性越高的規劃，其管理成本越高，但是如果將規劃外包為ADP，并配以呼叫中心支持，那么情況就不一樣。在高復雜性的企業組別中，企業規模越大成本越可能

　　下降，而在其他組別則不一定。

　　對于高復雜性的方案，如果外包給ADP，那么將更能獲得規模經濟優勢。我們可以推測，方案的復雜性越高，員工需要協助的程度越大，而最好的辦法是以呼叫中心的形式提供支持。帶呼

　　叫中心的外包，并配以相應的技術，將顯著降低高復雜性方案的平均TCO。

　　利用外包成本節約并不只限于非常復雜的計劃。即使在較低復雜度的組別，我們看到內部管理、外包管理和配呼叫中心外包管理的成本也基本類似。這點對一些人來說可能是意外。人們

　　普遍認為，規模較孝復雜性較低的方案在內部管理更有效，本研究表明情況不一定是這樣。

　　另外值得注意的是，平均而言，在外包給ADP的研究對象中，其方案的復雜性比在內部處理的

　　企業高38%。

　　比較成本的一個常見挑戰是不同公司間服務水準的差異，而這往往很難量化。我們能不能由于推測內部管理可為員工提供更高水準的服務，所以成本就應該更高?而研究數據表明，事實并

　　非如此。

　　事實上，基于網絡的服務由ADP外包提供給雇員效果更好。對于公開的福利申請，外包給ADP的企業員工使用此服務的數量是內部處理的4倍。對于不斷變化的申請和新進人員的申請，ADP的客戶在使用基于網絡的服務上是內部處理企業員工的18倍。

　　分組研究結果顯示，平均而言，外包不僅更符合成本效益，而且還能為外包的企業提供額外服務。

　　為獲得法案的相關合規成本，此項調查還開發出了相應的工具。很遺憾的是，絕大多數受訪者無法量化這些合規成本。在某些情況下，只能收集到公司范圍內的成本，但是福利管理相關成本無法獲得。

　　因此，本調查涉及的TCO不包括法案的合規成本。

　　但是我們知道，對于將業務外包給ADP的公司，由獨立審計師開展的Type SAS 70檢查的成本可由ADP承擔，這將減輕法案合規的部分費用。能減少多少成本，這取決于公司的審計師及其政策。

　　本研究發現一個有趣的現象是：外包公司的TCO差異很大。但差異也和ADP的費用有聯系。當ADP費用占總體成本的百分比較低時，TCO就會趨高。原因很可能是外包部分業務的公司不能最大限度地降低內部成本。

　　我們看到，8家有最高TCO的ADP客戶，平均而言，58%的成本來自內部。對于8家最低TCO的ADP客戶，我們看到只有42%的總成本來自內部。總擁有成本最低的8家公司的平均TCO大約是最高日家公司的一半。

　　這表明，在外包中存在“最佳實踐”。已外包的公司或正準備外包的公司應仔細規劃，以確保未來從外包中獲得最大的經濟價值。8家有量高TCO的公司如果他們重新審視內部處理的流程及其相應的人員編制模式，可在未來進一步降低成本。

　　對于已經外包和正在考慮外包福利管理的企業，應仔細審視其目前和未來的成本，以保證獲得最大價值，避免意外。

　　我們可以從研究的結果中看到，將福利管理外包給ADP可以為所有企業降低成本。我們看到，平均而言，無論規模和復雜性，如果企業采用外包，其成本都將低于內部處理產生的成本。此外，外包給ADP還能通過基于網絡的年度申請和持續變更的管理提高服務水準。

　　讀者也可根據部分結論對更大的外包市場的成本進行總結，但是，本調查并未采集其他外包提供商的客戶的成本。

　　雖然研究顯示，外包可以顯著減少醫療和福利管理總成本，但是并不意味外包一定能取得這些效果。要實現有效外包，需要仔細規劃和嚴格審查。

　　流程管理可從了解行政職能的成本開始。事實上，深入理解行政成本可促進目標流程改善。請掌握總擁有成本，而不是獨立的成本，這將為流程改善和成本對比提供有效的數據。

　　對于已經外包和正在考慮外包福利管理的企業，應仔細審視其目前和未來的成本，以保證獲得最大價值，避免意外。

　　我們可以從研究的結果中看到，將福利管理外包給ADP可以為所有企業降低成本。我們看到，平均而言，無論規模和復雜性，如果企業采用外包，其成本都將低于內部處理產生的成本。此外，外包給ADP還能通過基于網絡的年度申請和持續變更的管理提高服務水準。

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