健康財務系統六須知 如何優質管控

一個有效的財務系統對初創公司而言是非常必須的，因為它能夠使公司擁有更加有效率的流程和更有效的管理，讓投資人對公司更有信心。

初創公司往往都是由一些聰明且有遠見的人創立的，他們擁有非同一般的想象力和創造性思維。但是，通常公司的創始人和他的合伙人一般都沒有財務工作背景，而且也不喜歡處理財務問題。怎樣才能使初創公司擁有一個健康有效的財務系統呢？

財務系統的三個主要目標是：第一，精確，但聘請有資格的財務人員并不代表能達到財務上的精確性。第二，控制，利用財務系統來控制公司的行為，并持續不斷地完善它們。第三，預防欺詐，確保公司的資產不被錯誤使用，有效財務系統的建立可以同時預防內部和外部人員的欺詐行為。以下六個問題是初創公司在構建健康財務系統時應該注意的，了解這些重要信息將為公司的發展提供一個良好的開端。

財務系統本身

選擇正確的財務系統：市場中有許多種財務系統，許多太復雜的系統并不適合初創公司。不要試圖去選擇一個迷你的企業資源管理（ERP）系統。確保非財務專業人士也能夠對該系統操作自如。

客戶關系管理（CRM）系統整合：無論如何，應該設法購買一個允許銷售業務與財務系統之間進行整合的系統。這將在未來為公司省去很多時間，因為當有銷售人員離開公司時，不需要再重新建立客戶聯系方式的數據庫。這同時也能簡化賬單，確保對客戶的要求進行及時的回應，并滿足內部需求。

現金收付制或權責發生制：在事業剛剛起步的時候，專業人士通常會建議選擇權責發生制。但我建議應該從一開始就選擇現金收付制。因為在這一階段公司的生存才是最關鍵的事情。之后，在公司發展的某一階段，例如希望公司上市時，可以隨時轉為使用權責發生制。如果公司運營情況良好，現金收付制不會成為投資者關注你的絆腳石。

會計表格：可以在財務體統中使用一個標準的會計表格，但通常情況下這些標準的會計科目表無法反應公司業務的主要特征。在使用財務系統前，應該花一些時間設計一個好的會計科目表。找一些了解所在行業或市場的人來幫助完成這個會計科目的設計是個不錯的選擇。

數據安全：大多數初創公司都沒有一個數據安全計劃，但事實上這一點非常關鍵。需要保證數據安全，因為如果丟失了財務數據，將面臨一個非常大的麻煩。

共享密碼：確保將所有關于財務事務的密碼和使用權限細節存儲在一個中心位置，這樣公司其他的人員也能使用這些財務資料，而不僅僅是財務人員。

人員

聘請有資格的財務人員，即注冊會計師或同等資格的人：一個注冊會計師對一個公司來說非常重要，因為專業的會計人員應該了解多種會計制度，其中包括美國的會計法規和國際準則。同時，如果投資方了解到初創公司有注冊會計師或同等資歷的員工，他們會對公司更加信任。

靈活性：一名優秀的財務人員應該了解會計規章制度并且嚴格地遵守這些制度。然而，有時這會導致僵化、刻板。一家初創公司需要一個懂得何時、如何靈活地運用這些規章制度，但又不破壞這些規則的財務人員。要注重聘請和培養這樣的人才。

不要選擇來自大公司的員工：大多數來自大公司的財務人員其實并不是很好的選擇。他們過去工作時常常都能獲得很多其他的支持，而在一個初創公司的環境中，在支持不夠的情況下，他們無法很好地工作。同時，這類員工往往缺乏縱觀公司全局的能力，而具有這種能力的財務人員往往是初創公司最需要的。

產業類型背景：對公司來說，不同行業領域的財務風格是有很大差異的。理想情況下，應該聘請一名在同行業領域工作過的財務人員。但是，如果你已經聘請了一位來自不同行業領域的財務人員，就必須確保他愿意學習新領域的新知識。

戰略建議：如果可能的話，應該聘請一名高級財務人員，他不僅能熟練地操作財務系統，勝任財務領域的工作，而且對其他業務領域也能有所了解。同時，最好能聘請到一位能夠提出戰略建議的高級人才。一位具有戰略眼光的財務人員可能成為初創公司的主要資產。

了解稅務問題：稅務問題非常重要。如果財務人員能夠了解這些問題的話對公司來說也是一個優勢。當然如果他們不了解，對公司來說也不是致命的，但他們一定要知道怎樣才能獲得最好的稅務建議，以避免公司支付過多的稅款。

避免過于重視數據：一些財務人員過度地沉迷于數據和分析。財務人員分析數據的愿望的確很重要，但過于沉迷于此會影響他們的判斷力。這將對公司產生不利影響。

收款：一旦公司的產品開始銷售，就需要一個負責收款的人員，這是一個非常特別的人。他們必須是堅決和老練的。如果這個人不夠老練，他會激怒公司的客戶；如果他不夠堅決，那他就拿不到錢。

管理

雇員：在財務領域應該有至少兩名雇員，而且這兩名員工之間不應有任何特殊的關系。

書面目標：財務人員應該是一個非常嚴謹的人，他需要對精確的指示做出很好的回應。公司的領導應該以書面形式為財務人員定出目標，并且將他們的表現與收入掛鉤。

企業財務委員會：應該成立一個有公司其他部門高層參與的財務委員會。這個委員會應該至少每季度召開一次會議，來審查財務管理，并對銷售和支出相關的財務內容進行討論。

信息技術和人力資源：通常情況下信息技術和人力資源部門向財務部門報告，但別這樣做，因為財務人員一般不擅長與人溝通的事宜。如果把人力資源方面的問題交給他們，這會使他們無法專注財務方面的事項。

外部審計或檢查：應該至少每年對公司的財務狀況進行一次外部的審計或檢查。公司的首席執行官應該選出獨立于財務人員之外的審計人員。這兩類人員不應走得太近，因為這樣會影響審查的公正性。理想的狀態是審計或檢查結果應呈交給董事會，并且有一個特別成立的審計委員會來審查。

董事財務委員會：如果公司有董事會，在公司領導者認為不會影響財務職能執行管理的情況下，可以任命一個董事會成員來專門處理財務問題，與財務人員一同工作。

欺詐問題：欺詐是經常存在的，必須注意，領導者對財務問題關注的越少，欺詐情況發生的可能性就越大。最好的解決辦法就是進行經常性的外部審計或檢查，并且讓全公司參與到財務管理中來，盡管經常性的檢查可能會影響他們的正常工作。

應收賬款：這是一個很特殊的問題。如果應收賬款周轉天數變高，一般是超過60天的話，公司應該對此進行密切關注。因為現金就是公司的生命，必須非常重視它。應該經常性地與財務人員和銷售人員開會，找出如何能夠有效縮短應收賬款的回收期的方法。

程序

每月定期陳述：很明顯，每月都應該向所有的高管發放財務報表，也應該召開例會檢查財務狀況。這個會議應該討論如何矯正和彌補實際開支與預算計劃的出入。

年度預算會議： 這個也很明顯，年度預算會議是必不可少的，這個會議應該在已經召開的戰略會議的基礎上召開，這樣預算目標才能有一個戰略基礎。

報銷報告：所有員工包括CEO在內都應該就業務支出報銷遞交正式的報告，這些報告應由他們的上司來核準。CEO的費用報銷應由首席財務官來核準。

準備支票和簽支票職責分離：這是一個最明顯和基本的控制流程。所有的支票都應該由兩個人經手，這兩個人不應有任何關系。

資產登記：首席財務官應該建立一個正式的資產登記流程。理想的狀態是，它應該是財務系統的一部分。這不僅僅顯示公司實際擁有的資產狀況，同時也是防止雇員竊取公司資產的有效途徑。

購買款項：公司所需的每筆購買支出款項都應該有三個報價。每筆購買支出需要至少有兩個部門或CEO和CFO的簽字同意。

授權：所有有權批準購買的管理者都應有一份書面的授權，上面要明確寫明該管理者能夠批準的最大限額。

度量

總利潤：確保將公司的總利潤度量整合在財務系統中，這樣就可以以百分比和總額的形式來了解銷售狀況。在公司需要投資者時，這些是非常重要的數據。令人驚奇的是竟然有許多初創公司都不知道這點。注意，當公司產品銷售額降低，利潤成為負數時，不必擔心，這是正常的。

百分比費用檢查：建立好公司的財務系統，這樣它可以以百分比的形式計算出公司的費用和銷售額的比例。對于銷售、市場營銷、研發和日程運營、管理費用都應該這樣做。很多初創公司都不了解這些數據，因此他們很難確定花費是多還是少。此外，它還能夠衡量公司的表現，與競爭者進行對比。

競爭的標準：應該建立一個標準模型來衡量競爭企業的基本財務數據。每個季度，都應該將競爭對手的數據與自己的數據進行比較。平衡的記分卡是一種很好而且是唯一的方法。雖然這種方法是為大公司量身定做的，但是它的基本結構仍適用于初創公司。

不要參與會計欺詐：收入確認和費用登記往往是兩個容易發生作假的領域。另一個（這一項常常是合法的）是資本化發展費用，這往往會使公司看起來好像比實際情況更好。如果采取了這些欺詐手段，公司的銷售額看起來很高，成本看起來比較低，但是最終欺騙的是自己，因為無法真正的了解公司的實際運營情況。

環境和態度

積極的方法：大多數財務人員都被訓練的像一個懷疑論者。擁有一個具有懷疑精神的財務人員對公司來說很重要，因為他能夠看出數字背后真正的意義。然而，久而久之，他們會對公司的未來抱有消極的態度。于是，采用一種積極的方法來學習 財務人員，讓他們認定自己是整個公司團隊的一部分是非常重要的。公司領導者需要在團隊會議中展示財務人員的重要性，并培養財務人員的參與感。

參與企業策略：最有效的方法是讓財務團隊參與一些有關公司整體、銷售、發展或市場營銷方面策略的會議。只要財務部門與其他部門的工作是獨立的，財務人員就無法為整個公司的成功貢獻力量。這是所有公司尤其是初創公司存在的通病。財務人員應該把自己看作是整個公司的有機組成部分，而不僅僅是一名財務工作者。

你無法去管理一個你無法衡量的事或物。健康的管理來自健康的財務。當然也必須有一個健康的生意。這三者缺一不可，只有這樣初創公司才能取得成功。