應付賬款的價差處理：跨月結賬

    在上篇文章中，筆者對于當月結賬的情形在ERP系統中如何處理價格差異問題作了詳細的描述。接下去的文章中，筆者將對跨月結賬的情形，做一個系統的闡述。

    一、當月結賬與跨月結賬的區別。

    結合價差的處理情況，當月結賬與跨月結賬在ERP系統中還是有比較大的影響。跨月結賬是指當月進貨、財務在月底結賬；而供應商發票在下月送過來的情形。而當月結賬也就是說，供應商當月送貨，并且在月底的時候把發票送過來。

    跨月結賬主要是對于成本調整不利。我們都知道，在每個月月底，財務部門都需要在ERP系統里進行成本結轉的作業。這個時間一般不能夠拖。這主要是因為經過月底成本計價與成本結轉作業后，在系統中會形成一張庫存成本、制造費用成本等等內容的報表。而下一個月成本的累積或者庫存成本的變換都是基于這份報表，而不會再重復的去統計以前的數據，這主要是出于提高系統運行效率考慮的。若每次出報表的時候，都去統計以前月份的交易記錄，那顯然是一件不是很現實的事情。

    正式因為ERP這種運行機制，給成本調整造成了影響。若上個月發生的價格差異，當這個月發現并進行調整的話，就會遇到操作上的麻煩。ERP系統為了數據的準確性，一般是不會允許用戶對已經關閉的期間的數據進行調整。運行過成本結賬作業后，系統會自動把當月的期間關閉，防止用戶進行修改。而且，若跨月調整成本數據的話，則會牽涉到很多的成本憑證。這也就意味著財務成本會計上個月月底作的一些成本憑證可能都要作廢，而且，還要調整相關報表等等，這會大大增加財務人員的工作量。這種大規模的調整原有的單據憑證，在ERP項目實施過程中是需要盡量避免的。

    二、處理方式一：票未到不結賬。

    票未到不結賬，這是一中比較簡便的處理方法。當企業出于強勢地位的時候，往往會采取這種方法。我們都知道，按照正常情況下，在月底的時候，需要把進貨單生成應付憑單，已完成結賬作業。而票未到不結賬，就是指在供應商發票沒有到的情況下，就不生成應付憑單。如此的話，就可以減少應付憑單的修改幾率。

    其他的處理方式跟當月結賬方式沒有本質的區別，這里就不再過多重復。下邊筆者將把重點放在暫估存貨的處理方式。

    三、處理方式二：暫估存貨的價差處理方式。

    從嚴格意義上講，若當月發票沒有到的話，企業必須通過暫估存貨來處理。也就是說，當月若供應商發票沒有到，則企業在月底必須暫估存貨成本作為存貨的入賬價值；然后在下一個月初在紅字回沖或者在發票到的時候紅字回沖，再根據當月結賬的方式來處理。

    其跟當月結賬的主要區別，就在與月底要做一個存貨暫估的作業；當收到發票或者在月初的時候，需要做一個存貨暫估的回沖作業。而其他的作業基本一致。

    不過，對于跨月結賬導致的價格差問題，筆者在這里向各個企業提一些建議。

    1、在有價格差異的情況下，在管理上要把好關。其實，跨越結賬這種情況我們可以在管理上把它杜絕掉，而沒有必要把他放到ERP系統中加以解決。我記得我第一次接觸ERP系統，在一家生產企業中從事ERP項目內部實施員的崗位時，也遇到過類似的問題。那時候供應商發票老是喜歡拖，拖到下個月的中旬才拿過來。這給ERP系統的操作造成了很大的麻煩。后來我跟企業負責人溝通后，他支持我的決定，讓采購員加強對供應商的管理，讓他們在月底必須把發票送過來。同時，修改了當月的結賬日期，把結賬日期改為25日，讓供應商有足夠的時間開發票。也就是說，在ERP系統中采取任意結賬日的方式，把上月26日到本月25日當作一個月份，本月25日以后的業務都要算到下個月去。如此的話，供應商就可以有五天的時間來做發票相關的事情。這么調整之后，再加上對供應商的嚴格要求，如他們發票晚到一個月，貨款就延遲一個月等等，供應商就會在月底之前準備好發票，從而避免了跨越結賬情況的發生。

    不過，有些ERP系統可能并不支持任意結賬日的功能。遇到這種情況的話，我們可以采取一些折中的處理方式。如人為的規定，26日以后送的貨，企業進貨單日期都改為下個月的月初的日期。如此的話，雖然是當月底送的話，可以因為企業接收日期在下個月，所以，在ERP系統中，就會認為是下個月的交易。在采取這種方式的時候，需要注意，及時把下個月的期間打開。因為若按正常結賬的話，運行結賬作業會把上個月的期間關閉，而把這個月的期間打開。而此時在沒有進行結賬作業的情況下，就需要把交易日期改為下個月，此時，就需要我們手動把下個月的期間打開，否則的話，下個月的期間未打開的情況下，是不能夠保存或者審核任何交易單據的，包括進貨單在內。為了后續簡便起見，我們可以先把當年的月份的期間都打開，然后用結賬作業，沒結賬一個月，就把對應月份的期間關閉。

    2、跨月結賬的時候，盡量不要對上月成本進行調整，而直接調整當月的成本。我們在上篇文章已經詳細說明了這個價格差對于庫存成本、發料成本、產品成本的影響。在當月中，由于產品成本的相關統計基本上在月底完成。所以，在當月結賬的情況下，價格差對于成本的影響還是比較少的，至少財務成本會計的話，相關憑證比較好做。但是，在跨月結賬的情況下，對于成本作業的影響就會比較大。

    如上個月進貨甲材料的進貨成本為20萬，而這個月供應商發票上該批材料的價值為21萬。遇到這種情況，若這批材料已經在上個月使用了，則必然會導致上個月成本的不準。當這個價格差越大，或者產品生產成本比較便宜的話，這個影響就會比較大。無論這個影響有多大，筆者建議，最好不要因為這個調整上個月的賬目。因為這個調整所涉及的范圍實在比較大。如對上個月的成本進行調整的話，至少需要先把上個月所涉及到的成本相關憑證全部作廢掉，然后重新做相關的憑證；然后再對上月進行成本結賬作業。如此做了還沒完，因為本月發生的成本也是在上月的基數上進行變化的，所以，還需要對本月的相關內容進行調整。當跨月結賬所經過的時間越長，其需要調整的內容也就越多。

    所以，當企業不能夠跨月結賬的情況發生時，則最好把成本的影響控制到最小。如發現是前幾個月發生的價格差異時，能夠放在本月調整的，就放在本月調整。也就是說，當有跨月結賬并且有價格差的情況下，最好把跨月成本調整單的單據性質中，成本更新碼設置為N.如此的話，在月底結賬的時候，就不會對原有的成本造成影響，而只是增加庫存金額。然后通過成本調整單，手動的調整相關的成本。如此的話，就可以把影響因素控制在最小的范圍之內。

    3、筆者在參與項目中，還碰到企業一種折中的處理方法，大家也可以借鑒一下。如當上個月甲材料的價格差異總共為一萬元時，不通過價差來處理。而是在這個月的貨款中，如還需要購買甲材料，就把當月的甲材料進貨成本在原來的基礎上再加上一萬元。如此的話，無論是在甲材料的庫存金額還是貨款上，都跟實際一致。只是在成本上有所影響。當這個誤差企業可以忍受時，筆者到認為這是一個很不錯的解決方案。因為這不需要進行復雜的調整工作，而且，操作起來的話，跟正常的作業沒有多大的不同。這無疑給企業提供了一重簡便的解決方式。

    最后，筆者仍然要強調一次，雖然ERP系統中提供了跨月記賬處理價格差異的流程，但是，并不是說我們實施顧問建議企業這么做。相反，我們還是比較鼓勵企業從提高供應商管理的角度出發，盡量避免跨月結賬情況的出現。因為跨月結賬不僅對價格差的處理有比較大的影響，而且對于其他作業，也是非常不利的。